Çin'de Belge Temini

Orijinal belgenin kaybolması, hasar görmesi, güncelliğini yitirmesi, ulaşılamaz olması veya yurt dışında kullanılmak üzere güncel ve resmi bir suretine ihtiyaç duyulması durumunda Çin'den belge temini gerekebilir. Çin medeni durum belgeleri, adli sicil kayıtları (sabıka kaydı), eğitim belgeleri, şirket evrakları ve diğer resmi sertifikalar; göçmenlik, evlilik tescili, istihdam, üniversite kabulü, miras işlemleri, mahkeme süreçleri, bankacılık ve diğer yasal veya idari amaçlar doğrultusunda sıklıkla talep edilmektedir.

Schmidt & Schmidt; Çin ana karasında düzenlenen belgelerin temini, hazırlanması, yeminli tercümesi, Çin'de apostil tasdiki, konsolosluk yasallaştırması ve belgelerin uluslararası kargo ile teslimi süreçlerinde destek sağlamaktadır. Çin'deki kendi ofisimiz olan 上海史密德商务咨询有限公司 aracılığıyla süreçleri doğrudan yerel makamlar, noterlikler, eğitim kurumları ve diğer yetkili organlarla koordineli bir şekilde yürütüyoruz.

Bir Çin belgesinin yurt dışında (örneğin Türkiye'de) kullanılması amaçlanıyorsa, belgenin yalnızca kendisini temin etmek genellikle ilk adımdır. Çoğu durumda belgenin Çin noter tasdikli bir sertifikaya dönüştürülmesi, tercüme edilmesi ve hedef ülkeye bağlı olarak apostil veya konsolosluk yasallaştırması ile usulüne uygun olarak onaylanması gerekir. Ayrıca, belgenin ibraz edileceği yurt dışındaki kurum tarafından yeminli/noter onaylı tercüme de talep edilecektir.

Çin'den Belge Teminine Ne Zaman İhtiyaç Duyulur?

Orijinal belgenin artık mevcut olmaması, yeni tarihli bir suretinin gerekmesi veya belgenin sunulacağı kurumun eski tarihli belgeleri kabul etmemesi durumunda belge temini gerekli hale gelebilir. Bu durum, yabancı makamların Çin'den güncel, doğrulanabilir ve usulüne uygun olarak yasallaştırılmış belgeler talep ettiği uluslararası prosedürlerde oldukça yaygındır.

Çin belgelerinin aşağıdaki amaçlar doğrultusunda temin edilmesi veya yeniden düzenlenmesi gerekebilir:

• Yurt dışında evlilik tescili;
• Aile birleşimi ve göçmenlik işlemleri;
• Vize, ikamet izni veya vatandaşlık başvuruları;
• Yurt dışında istihdam/çalışma süreçleri;
• Üniversite kabulü veya diploma denkliği işlemleri;
• Mesleki lisanslama ve tescil süreçleri;
• Miras, mahkeme davaları veya noterlik işlemleri;
• Banka hesabı açma veya uyum (compliance) kontrolleri;
• Kurumsal durum tespiti (due diligence) ve ticari işlemler;
• Belgelerin apostil veya konsolosluk yasallaştırmasına hazırlanması.

Çin'den ayrılmış olan kişiler için bu prosedürleri yürütmek oldukça zor olabilir; çünkü birçok resmi makam yerel mevzuat bilgisi, Çince iletişim, kimlik kanıtı, hane halkı kayıt (Hukou) bilgileri veya yetkilendirilmiş bir temsilci talep etmektedir. Bazı durumlarda resmi bir vekaletname sunulması zorunludur.

Çin'den Hangi Belgeler Talep Edilebilir?

Çin'den bir belgenin temin edilebilmesi; belgenin türüne, düzenlendiği yere, başvuranın statüsüne, mevcut kayıtlara ve yerel idari uygulamalara bağlıdır. Sıklıkla talep edilen Çin belgeleri şunlardır:

Doğum Belgeleri

Çin'deki doğuma ilişkin belgeler arasında tıbbi doğum belgesi, doğum tescil kayıtları, hane halkı kayıtları ve noter onaylı doğum sertifikaları yer alabilir. Uluslararası kullanım için, yabancı makamlar genellikle Çin iç pazarında kullanılan orijinal yerel belge yerine Çin noter onaylı bir doğum sertifikası talep eder.

Evlilik Belgeleri

Çin evlilik belgeleri yetkili sivil işler dairesi (Civil Affairs Bureau) tarafından düzenlenir. Yurt dışında kullanım için evlilik, genellikle Çin noter onaylı bir sertifika ile resmiyet kazanır; bu sertifika daha sonra tercüme edilerek apostil veya konsolosluk yasallaştırması ile doğrulanır.

Orijinal evlilik belgesinin kaybolması veya erişilemez olması durumunda, evlilik tescil kaydının yetkili yerel makam tarafından onaylanıp onaylanamayacağı veya mevcut kopyalar/taramalar temelinde bir noter sertifikasının hazırlanıp hazırlanamayacağı incelenmelidir.

Boşanma Belgeleri

Çin'deki boşanma işlemleri, sivil işler dairesi tarafından düzenlenen bir boşanma belgesiyle veya bir mahkeme kararı/arabuluculuk belgesiyle kanıtlanabilir. Uluslararası kullanım için belgenin sunulacağı makam, boşanmayı onaylayan noter tasdikli bir sertifika talep edebilir.

Mahkeme yoluyla gerçekleşen boşanma davalarında, kararın veya arabuluculuk belgesinin kesinleştiğini (hukuki olarak yürürlüğe girdiğini) gösteren ek kanıtlar gerekebilir. Orijinal boşanma belgesine ulaşılamıyorsa, noter sertifikasının hazırlanabilmesi mahkeme kayıtlarına, yerel arşiv uygulamalarına ve başvuranın elindeki mevcut belgelere bağlıdır.

Ölüm Belgeleri

Ölümle ilgili belgeler; miras işlemleri, mal varlığı tasfiyesi, emeklilik maaşı süreçleri, banka prosedürleri, sigorta talepleri veya aile nüfus kayıtlarının güncellenmesi için gerekli olabilir. Duruma bağlı olarak süreç hastane kayıtlarını, kamu güvenliği kayıtlarını, hane halkı kayıt bilgilerini, nüfus tescil kayıtlarını veya noter onayını içerebilir.

Diğer medeni durum belgelerinde olduğu gibi, yetkili makamdan doğrudan yeni bir orijinal ölüm belgesi almak, uygun bir yetkilendirme ve yerel erişim olmadan zor olabilir. Eğer belgenin eski kopyaları veya taramaları mevcutsa, yurt dışında kullanılmak üzere bir noter sertifikası hazırlanıp hazırlanamayacağı değerlendirilebilir.

Çin'den Adli Sicil Belgesi (Sabıka Kaydı) Alınması

Çin adli sicil belgesi (sabıka kaydı olmadığına dair belge); göçmenlik, istihdam, ikamet izinleri, vatandaşlık başvuruları, yurt dışında eğitim, yurt dışında evlilik tescili, mesleki lisanslama veya diğer resmi prosedürler için talep edilebilir.

Uygulamada bu belge, kural olarak yalnızca Çin'de kesintisiz olarak altı aydan fazla ikamet etmiş kişiler için talep edilebilir. Kesin prosedür; ikamet edilen şehre, başvuranın Çin'deki statüsüne, kalış süresine, mevcut göçmenlik kayıtlarına ve yerel kamu güvenliği (emniyet) gerekliliklerine bağlı olarak değişiklik gösterir.

Yabancı uyruklu vatandaşlar için ön değerlendirme amacıyla genellikle şu bilgi ve belgeler talep edilir:

• Pasaportun resimli ana sayfasının taraması;
• Çin'deki ilgili ikamet dönemini kapsayan tüm Çin vizelerinin, ikamet izinlerinin ve giriş/çıkış damgalarının taramaları;
• Geçici konaklama kayıt formu (Temporary Accommodation Registration Form) gibi Çin'deki adres/ikamet tescil belgesinin taraması;
• Çin'deki üniversitenin, kampüsün veya işverenin/şirketin adı ve adresi;
• Çin'de ikamet edilen şehir ve kesin tarihler;
• Varsa, daha önce Çin'den alınmış eski adli sicil belgeleri.

Bu süreç tamamen kişiye özeldir. Bazı durumlarda yetkili makamlar, yetkilendirilmiş bir temsilci aracılığıyla yapılan başvuruları kabul ederken; bazı durumlarda ise noter onaylı bir vekaletname talep edebilir. Eğer bu vekaletname Çin dışından (örneğin Türkiye'den) imzalanıp gönderilecekse, Çin'de kullanılabilmesi için öncelikle apostil edilmesi veya konsolosluk onayından geçirilmesi gerekir. Bazı yerel makamlar ek belgeler veya doğrulama için başvuranın orijinal pasaportunu dahi talep edebilir.

Adli sicil belgesi düzenlendikten sonra, yurt dışında geçerli olabilmesi için genellikle Çin noter onaylı bir sertifikaya dönüştürülmesi gerekir. Noter, tasdik işlemini yapmadan önce belgenin içeriğini kamu güvenliği makamlarından doğrulayabilir. Bu noter sertifikası daha sonra hedef ülkeye bağlı olarak apostil edilebilir veya yasallaştırılabilir.

Adli sicil belgesinin yerel makamdan alınması, noter sertifikasının hazırlanması ve apostil tasdikinin yapılması; şehre, belgelerin eksiksizliğine ve ilgili makamların iş yoğunluğuna bağlı olarak genellikle 3 hafta kadar sürmektedir.

Ayrıca, Çin noter sertifikasının içinde yer alan tercümenin hedef ülkede doğrudan kabul edilip edilmeyeceğinin önceden kontrol edilmesi önem arz eder. Örneğin Türkiye'deki bazı kurumlar (Göç İdaresi, Nüfus Müdürlükleri vb.), Çin'deki çevirinin üzerine Türkiye'de bir Türk yeminli tercüman tarafından ek bir tercüme ve noter onayı yapılmasını şart koşabilir.

Çin sabıka kaydı belgelerine ilişkin uygunluk kriterleri, gerekli evraklar, noter onayı, apostil tasdiki, konsolosluk yasallaştırması, çeviri gereksinimleri ve işlem süreleri hakkında detaylı bilgiye Çin'de adli sicil belgesi nasıl alınır kılavuzumuzdan ulaşabilirsiniz.

Eğitim Belgeleri ve Akademik Kayıtlar

Çin eğitim belgeleri; yurt dışında üniversite kabulleri, istihdam, göçmenlik başvuruları, mesleki denklik / lisanslama ve akademik unvanların tanınması süreçlerinde talep edilmektedir. Bu belgeler arasında Çin'deki okullar, kolejler, üniversiteler veya eğitim bakanlığı bünyesindeki kurumlar tarafından düzenlenen diplomalar, derece sertifikaları, mezuniyet belgeleri, transkriptler (not dökümleri) ve öğrenci belgeleri yer alır.

Duruma bağlı olarak aşağıdaki süreçlerin yürütülmesi mümkündür:

• İlgili eğitim kurumundan belgenin bir kopyasının, kayıp/yenileme belgesinin, doğrulama raporunun veya resmi onayının temin edilmesi;
• Ön değerlendirme için eldeki net bir taramanın veya kopyanın baz alınması;
• Eğitim kaydının Çin resmi eğitim sistemleri (CHSI vb.) üzerinden veya doğrudan belgeyi düzenleyen kurum kanalıyla doğrulanması;
• Belgenin noter onayı, apostil, konsolosluk yasallaştırması veya yeminli tercüme süreçlerine hazırlanması.

Bazı durumlarda başvuranın elinde belgenin aslı veya net bir taraması bulunabilir. Diğer durumlarda ise belge kaybolmuş, hasar görmüş, geçerliliğini yitirmiş ya da erişilmesi zor olabilir. Belgenin yenisinin, bir suretinin veya doğrulama raporunun alınabilmesi; belgeyi düzenleyen kuruma, mezuniyet yılına, mevcut arşiv kayıtlarına ve belgenin sunulacağı yurt dışındaki kurumun taleplerine bağlıdır.

Bir Çin eğitim belgesinin yurt dışında kullanılmak üzere noter onayından geçirilmesi, apostil edilmesi veya yasallaştırılması öncesinde, Çin'deki resmi eğitim veri tabanları veya ilgili üniversite tarafından doğrulanması gerekebilir. Eğer kayıt resmi sistemde bulunamazsa, noter, bilgiler üniversite veya yetkili eğitim kurumu tarafından onaylanana ya da düzeltilene kadar noter sertifikası düzenlemeyi reddedebilir.

Çin eğitim veri tabanları üzerinden doğrulama, noter sertifikası hazırlığı, apostil tasdiki, konsolosluk yasallaştırması, tercüme gereksinimleri ve Çin diplomalarının yurt dışında tanınması süreçlerine ilişkin ayrıntılı açıklamalar için lütfen Çin diplomalarının ve eğitim belgelerinin apostil ve yasallaştırılması başlıklı özel rehberimizi inceleyin.

Eski Çin Vatandaşları ve Hane Halkı Kaydının (Hukou) İptali

Başka bir ülkenin (örneğin Türk) vatandaşlığını kazanmış olan eski Çin vatandaşları için bu prosedürler daha karmaşık hale gelebilir. Kişi önceden Çin vatandaşlığına sahipse ve Çin'de bir hane halkı kaydı (Hukou) bulunuyorsa, makamlar öncelikle orijinal 户口 (Hukou) kaydının resmi olarak iptal edilip edilmediğini kontrol edebilir.

Uygulamada, bu tür durumlarda Çin idari prosedürleri oldukça resmi ve belge odaklı yürütülür. Eğer hane halkı kaydı usulüne uygun olarak kapatılmamışsa, başvurandan eski Çin kimliğine ilişkin Çin kimlik kartı ve hane halkı kayıt cüzdanı gibi belgeleri sunması istenebilir.

Eğer bu belgeler artık mevcut değilse veya yenilenemiyorsa, izlenecek pratik yol genellikle bir Hane Halkı Kaydı İptal Belgesi — 户籍注销证明 — temin etmektir. Genelde ancak bu belge düzenlendikten sonra, başvuranın geçmiş kayıtlarına dayanarak yeni Çin belgeleri talep etmek veya noter işlemlerine devam etmek mümkün olur.

户籍注销证明 belgesi, normal şartlarda ya yurt dışındaki bir Çin konsolosluğu aracılığıyla ya da orijinal hane halkı kaydının bulunduğu yerdeki yetkili polis merkezine (Karakol) şahsen başvurularak alınabilir.

Çin'de Belge Temini İşlem Adımları

İzlenecek kesin prosedür; belgenin türüne, düzenlendiği yere, başvuranın mevcut konumuna, mevcut kayıtlara ve belgenin Çin'de mi yoksa yurt dışında mı kullanılacağına göre değişir.

• 1

  Ön değerlendirme

  Hangi belgenin gerekli olduğu, nereden alınabileceği, yeni bir kopyasının çıkarılıp çıkarılamayacağı ve belgenin daha sonra noter onayına, tercümeye, apostile veya konsolosluk onayına tabi tutulması gerekip gerekmediğini belirlemek için mevcut bilgiler incelenir.
• 2

  Yetkili makamın belirlenmesi

  Belge türüne bağlı olarak yetkili makam; sivil işler dairesi, kamu güvenliği bürosu (emniyet), noterlik, üniversite, eğitim müdürlüğü, mahkeme veya şirket sicil dairesi gibi yerel bir kurum olabilir.
• 3

  Destekleyici belgelerin hazırlanması

  Başvuranın pasaport fotokopilerini, Çin kimlik belgelerini, hane halkı kayıt bilgilerini, eski belge taramalarını, ikamet kayıtlarını, vekaletnameleri veya diğer destekleyici materyalleri sağlaması gerekebilir.
• 4

  Başvuru ve belgenin alınması

  Başvuru yetkili makama veya kuruma sunulur. Duruma göre ilgili makam; belgenin bir suretini, güncel bir sertifikayı, resmi bir onayı veya noter tasdikine uygun bir evrakı düzenleyerek teslim eder.
• 5

  Noter onayı, tercüme ve tasdik (Apostil)

  Belge yurt dışında kullanılacaksa, Çin noter onaylı bir sertifikaya dönüştürülmesi, tercüme edilmesi ve ardından apostil veya konsolosluk yasallaştırması ile onaylanması gerekir.
• 6

  Uluslararası teslimat

  Belge hazır olduğunda başvuran kişiye, yurt dışındaki ilgili kuruma, üniversiteye, işverene, yasal temsilciye veya diğer alıcılara kargo yoluyla ulaştırılabilir.

Çin Belgelerinin Yurt Dışında Kullanımı

Çin'den alınan belgelerin yurt dışında kabul edilebilmesi için genellikle ek işlemlerden geçmesi gerekir. Çoğu durumda, Çin pazarında kullanılan yerel bir belge yurt dışı kullanımı için tek başına yeterli değildir. Belgenin öncelikle bir Çin noterliği tarafından tasdik edilmesi ve dış ilişkilerde kullanılabilir bir noter sertifikasına (foreign-related notarial certificate) dönüştürülmesi şarttır.

Çin ve Türkiye, Lahey Apostil Konvansiyonu'na üye ülkelerdir. Bu nedenle, Çin'den alınan ve Türkiye'de kullanılacak bir noter sertifikası için Çin'de apostil şerhi (Apostille) alınması yeterlidir. Belgenin sunulacağı hedef ülke Lahey Konvansiyonu'na üye değilse veya belirli bir amaç için apostil kabul edilmiyorsa, konsolosluk yasallaştırması (consular legalization) prosedürü uygulanmalıdır.

Ayrıca yeminli bir tercüme de gerekli olacaktır. Çin noter sertifikasının içinde yer alan resmi çeviri Çin'deki tasdik işlemleri için zorunlu olsa da, bu çeviri her zaman hedef ülkedeki (örneğin Türkiye'deki) makamların talep ettiği yerel tercüme standartlarının yerine geçmeyebilir.

Çin Belgelerinin Geçerlilik Süresi

Çin'deki birçok medeni durum belgesinin Çin hukukuna göre sabit bir son kullanma tarihi yoktur. Ancak, yabancı makamlar (özellikle göçmenlik, evlilik tescili, ikamet izinleri, istihdam, bankacılık veya mahkeme süreçlerinde) belgelerin yeni tarihli olmasını isteyebilir.

Adli sicil belgeleri (sabıka kayıtları) ve bazı idari belgeler genellikle süreye duyarlıdır ve kuruma sunulmadan kısa bir süre önce alınmış olmalıdır. Belgenin talep edilen düzenlenme tarihi ve kabul edilebilir geçerlilik süresi, işlemlere başlanmadan önce mutlaka belgenin ibraz edileceği kurumdan öğrenilmelidir.

Belgenin ayrıca noter onayı, tercüme, apostil, konsolosluk yasallaştırması ve uluslararası teslimat gerektirdiği göz önünde bulundurularak, belgenin kuruma sunulmadan önce geçerliliğini yitirmemesi için tüm bu süreç planlaması dikkatle yapılmalıdır.

Schmidt & Schmidt Size Nasıl Yardımcı Olabilir?

Schmidt & Schmidt, yurt dışında kullanılacak Çin belgelerinin temini ve hazırlanması süreçlerinde size destek sağlar. Çin ana karasında, Şanghay'da bulunan kendi ofisimiz — 上海史密德商务咨询有限公司 — aracılığıyla süreçleri doğrudan yerel makamlar, noterlikler, üniversiteler, emniyet müdürlükleri ve diğer yetkili kurumlarla koordineli bir şekilde yürütüyoruz.

Aşağıdaki konularda destek sunmaktayız:

• Gerekli olan Çin belgesinin ön değerlendirmesinin yapılması;
• Yetkili makam veya kurumun tespit edilmesi;
• Medeni durum belgeleri, adli sicil kayıtları, eğitim belgeleri ve diğer resmi kayıtların temini;
• Vekaletname ve yetki belgelerinin hazırlanması;
• Noterlik işlemleri ve Çin noter sertifikalarının hazırlanması;
• Çin belgelerinin yeminli tercümesi;
• Çin'de apostil tasdiki işlemlerinin yürütülmesi;
• Apostilin geçerli olmadığı durumlar/ülkeler için konsolosluk yasallaştırması;
• Tamamlanan belgelerin uluslararası kurye/kargo ile adrese teslimi;
• Belirli bir hedef ülke için en doğru tasdik prosedürü hakkında danışmanlık.

Kendi Şanghay ofisimiz ve uluslararası ağımız sayesinde; gecikme, yanlış belge türü alımı, uygun olmayan noter tasdiki, hatalı onay rotası, tercüme sorunları veya yurt dışındaki kurumlar tarafından belgenin reddedilmesi gibi riskleri en aza indiriyoruz.