Çalışan işe uyum (onboarding) süreci nedir?

Çalışan işe uyum süreci, yeni çalışanların organizasyonla, iş süreçleriyle, insanlarla, kültürle ve şirketimizin misyonuyla tanıştığı süreçtir.

İşe uyum süreci temel olarak idari formalitelerin halledilmesini ve yeni çalışanlara çalışma alanlarının, iş süreçlerinin, ekiplerinin, şirket politikalarının ve şirket kültürünün tanıtılmasını içerir.

Başarılı bir işe uyum süreci, yeni çalışanlarımızı takımımızın üretken birer üyesi olmalarına ve kolektif, sosyal ve çalışma ortamına entegre olmalarına yardımcı olacak araç ve yöntemlerle donatmayı amaçlar. İşe uyum sürecinde çalışanlar kendilerinden neler beklendiğini ve şirketimizin nasıl çalıştığını öğrenirler.

İdeal olarak, bir çalışan üç ay içinde tüm yönleriyle şirketimize tam olarak entegre olmalıdır: iş süreçleri, ekip ve kurum kültürü. İşe alım ve dolayısıyla işe uyum süreci ancak çalışan tam olarak entegre olduğunda başarılı sayılabilir.

İşe uyum sürecinin hedefleri:

İşe uyum süreci önemlidir çünkü yeni çalışanların hızla işe alışmalarına yardımcı olur ve şirketimiz, kültürü ve değerleri hakkındaki algılarını şekillendirir.

İki temel amacı vardır:

  1. Yeni bir çalışanın şirketin faaliyetlerine entegrasyonunun hızını ve verimliliğini artırmak
  2. Çalışanın şirketimizin hedeflerini, görevlerini, misyonunu ve kültürünü anlamasını ve benimsemesini sağlamak

Dolayısıyla işe uyum sürecinin temel amacı, yeni çalışanların üretkenliğini ve motivasyonunu artırmanın yanı sıra şirketimize olan bağlılıklarını teşvik etmektir. Bunun, işveren olarak itibarımız üzerinde olumlu bir etkisi vardır ve personel devir oranını azaltır.

Çalışan işe uyum sürecinin sonuçları

Yeni çalışanlar için iyi yapılandırılmış bir işe uyum süreci, personeli elde tutma oranını iyileştirir ve üretkenliği artırır. Başarılı bir işe uyum süreci, sadece yeni çalışanlarımızı şirket kültürü, sorumlulukları ve meslektaşları ile uygun şekilde tanıştırmakla kalmaz, aynı zamanda şirketimizde kendilerini daha iyi karşılanmış hissetmelerine yardımcı olur.

İşe uyum süreci, çalışanların uzmanlaşması gereken üç ana bileşeni içerir:

  1. İnsanlar - Şirket içinde kişiler arası ve departmanlar arası ilişkiler kurmak
  2. Süreçler - Yeni çalışanları şirketimizi tanımlayan temel kurallar, normlar, düzenlemeler ve politikalar konusunda eğitmek
  3. Teknolojiler - Çalışanları şirketimiz tarafından kullanılan teknolojilerle tanıştırmak, yeni çalışanları iş görevleri konusunda eğitmek ve beklenen sonuçları onlara aktarmak

İşe uyum sürecinin sonuçlarını nasıl değerlendiriyoruz?

Birinin işe iyi uyum sağlayıp sağlamadığını kontrol etmenin en basit yolu, rolünü bilip bilmediğini, bu rolde başarının nasıl göründüğünü ve organizasyonda kendini evinde hissedip hissetmediğini sormaktır. Aksi takdirde, işe uyum süreci başarısız olmuştur ve çalışanın daha fazla desteğe ihtiyacı olabilir.

Başarılı bir işe uyum sürecinin, çalışan geri bildirimleri aracılığıyla belirlenebilecek bir dizi bariz sonucu vardır. Başarılı bir işe uyum sürecinden sonra bir çalışan:

  • Meslektaşlarıyla tanışmıştır
  • Doğrudan yöneticisi ile ilişkiler kurmuştur
  • Organizasyonda kendini evinde hisseder
  • Rolünü ve işini anlar
  • Performans kriterlerini açıkça anlar
  • İşini etkili bir şekilde yapmak için gereken tüm kaynaklara erişimi vardır

Çalışanlarımız işe uyum sürecinden ne bekliyor?

Çalışanların yeni bir işe başlarken belirli beklentileri vardır. Sadece dostça karşılanmak değil, aynı zamanda yapılar ve görevleriyle de tanışmak isterler. Özellikle şunları beklerler:

  • İlk günlerinde ekiple tanışmak isterler
  • Yöneticileriyle tanışmak isterler
  • Tam donanımlı bir çalışma alanı ve şirket altyapısına uygun şekilde yapılandırılmış erişim hakları beklerler
  • İş sürecinde kendilerine rehberlik edecek bir mentora sahip olmak
  • Gerekli tüm araçlar ve süreçler hakkında uygun eğitim almak
  • Çalışmalarını daha iyi değerlendirebilmek için düzenli geri bildirim almak

İşe uyum aşamaları

İşe uyum süreci, bir adayın iş teklifini kabul etmesiyle başlar. Çalışan, işe alındığı işi bağımsız olarak yapabildiğinde sona erer.

İşe uyum sürecinde 5 aşama belirliyoruz:

  1. İlk günden önce (işe başlama öncesi / pre-onboarding)
  2. İlk gün (oryantasyon)
  3. İlk hafta
  4. İlk ay
  5. İlk 90 gün

İşe başlama öncesi (Pre-onboarding)

Aday şirketimizden gelen bir teklifi henüz kabul etti. İşteki ilk günlerinin sorunsuz geçmesini sağlamak için ne yapılmalıdır?

  1. Çalışana bir hoş geldin e-postası gönderin. Bu e-postada yeni çalışanı ilk günü hakkında bilgilendirin ve "saat kaçta başlamalıyım", "nerede beklemeliyim", "ofise öğle yemeği getirmeli miyim", "sorularım olursa kimi arayabilirim", "şirketin kılık kıyafet kuralı nedir", "ilk gün ne yapacağım" ve "mentorum kim olacak" gibi soruları yanıtlayın.
  2. Ekibi yeni iş arkadaşı, rolü ve sorumlulukları hakkında bilgilendirin. Bu netlik yaratır ve ekibin yeni iş arkadaşının hangi projelere dahil olacağını ve görevlerinin neler olacağını anlamasına yardımcı olur. Meslektaşlar şunlar hakkında bilgilendirilmelidir:
    • Yeni çalışanın adı, pozisyonu, sorumlulukları ve çalışma programı
    • Başlangıç tarihi ve saati
    • Yeni çalışanın doğrudan yöneticisi hakkında bilgi
    • Yeni çalışanın mentoru hakkında bilgi
    • Yeni çalışanın çalışma alanı
  3. Deneyimli ekip üyeleri arasından yeni çalışan için bir mentor atayın ve onları yeni çalışanla etkileşime hazırlayarak sorumluluklarını ve yeni çalışanın adaptasyon planını açıklayın.
  4. Çalışanın e-posta adresini ayarlayın ve gerekli tüm sistemlere erişim sağlayın, ofis giriş anahtarlarını ve kartvizitleri sipariş edin.
  5. Bilgisayar, telefon, fare ve klavye, ofis malzemeleri gibi gerekli her şeyle donatılmış olması gereken çalışma alanını hazırlayın. Aynı derecede önemli olarak, çalışma alanı temiz ve önceki çalışanlardan iz bırakmamış olmalıdır. Tüm ekipmanlar gerekli yazılımlarla sağlanmalı ve güncellenmelidir, böylece ilk iş gününde bu işler için zaman kaybedilmez.
  6. İşlemler için yeni çalışandan gerekli tüm belgeleri isteyin, ilk iş gününde işlemlerle zaman kaybetmemek için iş sözleşmesini ve talimatları, gizlilik sözleşmesini (NDA) ve diğer resmi belgeleri hazırlayın.
  7. Eğitimi olabildiğince hızlı hale getirmek için genel güvenlik, yangın güvenliği ve kişisel verilerin korunması vb. konularda tanıtım brifingleri planlamak önemlidir.
  8. Çalışan için kullanışlı bir ajanda, içecek kupası, markalı şirket kıyafetleri vb. içeren bir hoş geldin paketi (welcome pack) hazırlamak harika bir fikir olacaktır.

İlk gün

Adaptasyonun bu önemli aşamasında, çalışan yeni işi hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi almalıdır. İlk izlenim önemli olduğundan ve gelecekteki profesyonel ilişkileri şekillendirdiğinden, ilk günün çalışan için mümkün olduğunca keyifli geçmesi de çok önemlidir.

İlk gün ofis turunu ve meslektaşlar ile yöneticilerle tanışmayı içerir. Çalışanda, istediği zaman herkesle konuşabileceği ve soru sormaktan çekinmemesi gerektiği hissi yaratılmalıdır. İlk gün başarılı bir adaptasyon için şunları içermelidir:

  1. Doğrudan yönetici, çalışanı ofisin girişinde karşılamalı ve mutlaka selamlamalıdır.
  2. Selamlaşmadan sonra, önümüzdeki günün planını çalışanla görüşmek gerekir.
  3. Bir sonraki adım ofis turudur. Mutfağı, kahve makinesinin nasıl çalıştığını, tuvaletlerin nerede olduğunu gösterin, meslektaşların ofislerini, toplantı odalarını, yazıcıyı, kağıt imha makinesini vb. tanıtın.
  4. Meslektaşlarla tanışma. Burada, yeni çalışanı şirketteki herkesle genellikle ofis turu sırasında tanıştırırız.
  5. O günün ilerleyen saatlerinde çalışan; 90 günlük adaptasyon planı, eğitim planı, mentoru, doğrudan yöneticisi ve birlikte çalışacağı ekip üyeleri ile tanıştırılır.
  6. Şirket sunumu. Bu, şirket kurucuları tarafından yapılan ve temel olarak şirketin ekipler ve roller açısından nasıl çalıştığının yanı sıra kültürüne de adanmış bir sunumdur. Bir hoş geldin paketi verilecekse, şimdi teslim etme zamanıdır. Ayrıca bu noktada kartvizitlerin teslim edilmesi de gerekir.
  7. Resmi belgelerin işlenmesi. İlk gün iş sözleşmesi, iş emri, gizlilik sözleşmesi (NDA), kişisel verilerin işlenmesine onay, maddi sorumlulukla ilgili belgeler, sağlık ve emeklilik güvencesi ile ilgili belgeler, maaş tahakkuku ve vergi ödeme hesaplaması dahil olmak üzere tüm resmi belgeler imzalanmalıdır.
  8. İlk gün, çalışan için temel bir güvenlik ve yangın güvenliği brifingi verin; acil çıkışların, yangın söndürücülerin vb. nerede olduğunu gösterin.
  9. Çalışana yeni çalışma alanını gösterin, bilgisayar, e-posta, Wi-Fi için şifreler sağlayın, bir e-posta imzası ayarlayın, yazıcının ve tarayıcının ve kurumsal mesajlaşma uygulamasının nasıl kullanılacağını gösterin. Uzmanlaşmış programların, ERP'nin vb. kullanımına yönelik eğitim ilk gün verilmez.
  10. İş gününün sonunda, yöneticinin çalışanla ilk güne dair izlenimleri hakkında kısa ve gayri resmi bir sohbet etmesi önemlidir.

İlk hafta

  1. İlk hafta boyunca, çalışanı tur günü ofiste olmayan tüm ekip üyeleriyle tanıştırın ve yeni çalışanın birlikte çalışacağı departman yöneticileri ve meslektaşlarıyla kişisel toplantılar düzenleyin.
  2. Web sitesinde yayınlamak için çalışanın bir fotoğrafını çekin, çalışan hakkında bilgi hazırlayın ve yayınlayın. Bu, uzaktan çalışan meslektaşlar, müşteriler ve ortaklar için önemlidir. Ayrıca hiçbir şeyi kaçırmamak için çalışanı doğum günü takvimine ekleyin.
  3. Çalışana incelemesi için şirket politikalarını sağlayın. Kişisel verilerin korunması, dış ve iç iletişim kuralları, uyumluluk (compliance), kalite kontrol, tedarikçilerle etkileşim kuralları hakkında brifingler verin ve onları yaklaşan eğitim seminerleri planı hakkında bilgilendirin.
  4. Çalışana iç belgeler için şablonlar (izin talepleri, masraf telafisi, hastalık izni) sağlayın ve tüm prosedürlerin işlenme kuralları hakkında bir brifing verin.
  5. Mentor ile birlikte, ERP ve diğerleri gibi şirketin iç sistemlerinin kullanımına ilişkin eğitim ilk hafta içinde verilmelidir.
  6. İlk üç ay için, yeni çalışanla bir eğitim planı ve kontrol toplantıları üzerinde anlaşılmalıdır. Adaptasyon döneminde bu toplantılar ayda en az bir kez, ilk ayda ise haftalık olarak yapılmalıdır.
  7. İlk haftanın sonunda çalışanla kişisel bir toplantı yapın ve adaptasyon sürecini görüşün. Kontrol soruları olarak ilk hafta için bir görev listesi kullanabilirsiniz.

İlk ay

Adaptasyon döneminin ilk ayı, yeni meslektaşlarla tanışmaya, görevlere, teknolojilere ve organizasyona aşina olmaya ve hedefler belirlemeye adanmıştır.

Yönetici ile yapılan ilk toplantıda, yeni çalışanın hedefleri ile şirket içindeki eğitim ve gelişim planı üzerinde anlaşmaya varmak gerekir.

İlk ayın sonuna gelindiğinde, çalışan şirketteki ana sistemleri kullanma kurallarına, iletişimin temellerine ve ana politikalara hakim olmalı ve genel olarak bir mentorun gözetiminde projelerin uygulanmasına katılabilmelidir.

Adaptasyon ilerlemesini takip etmek ve yeni çalışanın sorunlarını ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve onlara geri bildirim sağlamak için çalışan, mentoru veya yöneticisi ile düzenli olarak ortak toplantılar yapmak esastır.

İlk 90 gün

Çalışan adaptasyon süreci genellikle üçüncü ayın sonunda tamamlanmış olmalıdır. Bu zamana kadar çalışan, adaptasyonun üç bileşenine de hakim olmalıdır:

  1. Çalışan, şirket içinde kişiler arası ve departmanlar arası ilişkiler kurmalıdır. Yöneticilerini ve meslektaşlarını tanımalı ve şirketin organizasyon yapısına aşina olmalıdır.
  2. Tüm şirket politikalarına, normlarına ve düzenlemelerine hakim olmalı ve şirketin hedeflerini ve değerlerini paylaşmalıdır.
  3. İş sorumluluklarına aşina olmalı, beklenen sonuçları anlamalı ve görevleri bağımsız olarak yerine getirmek için gerekli tüm araç ve becerilere sahip olmalıdır.

Çalışan ve yöneticisi veya mentoru ile ortak bir nihai "adaptasyon" toplantısı yapmak ve çalışanın sonuçlarını ve adaptasyon sürecini değerlendirmek gerekir. Çalışanın, mentorun, yöneticinin ve şirketin belirlenen hedeflere ulaştığından emin olun ve ulaşmadıysa eksiklikleri gidermek için önlemler geliştirin.

Elbette, ilk üç ay şirketimizdeki bir çalışanın gelişiminin sonu değildir. Çalışanların gelişimi, eğitimi ve büyümesi süreci sürekli olmalıdır.

İnsanlarımıza niteliklerini kendileri için uygun bir şekilde kazanma ve geliştirme fırsatı sunuyoruz. Dünya çapında yerinde eğitimler sunuyoruz. Bugün ve yarın herkesin iş için gereken becerilere sahip olmasını sağlamak için çalışıyoruz.

güncellendi: