Hollanda ticaret sicilinden alınan kayıt özetlerini, Türkçeye çevirisi ve apostili ile birlikte sunuyoruz.
Sicil özetleri hangi durumlarda gereklidir
Ticaret sicili özeti, bir Hollanda şirketinin hukuki statüsünü ve temsil yetkisini gösteren temel resmî belgelerden biridir. Resmî kurumlar ve finans kuruluşlarıyla yapılan işlemlerde hukuki verilerin doğrulanması amacıyla kullanılır.
Temel kullanım durumları:- İşlemler ve sözleşmeler: İmza yetkisinin ve karşı tarafın hukuki durumunun doğrulanması (dış ticaret sözleşmelerinin hazırlanması için).
- Banka işlemleri: Hesap açma, kredi alma ve uyum (compliance) kontrolünden geçme.
- Noter işlemleri: Gayrimenkul işlemleri veya şirket esas sözleşmesinde yapılan değişikliklerin tescili.
- İhaleler ve lisanslama: Satın alımlara katılmak ve izin belgeleri almak için kaydın doğrulanması.
- Yargı süreçleri: Dava açma ve davalı veya davacının statüsünün doğrulanması.
- Yatırım denetimi: Hisse sahipliği geçmişinin incelenmesi (Due Diligence).
- Göçmenlik süreçleri: Hollanda'ya çalışma vizesi başvurusu.
Hollanda ticaret sicili nedir
Hollanda ticaret sicili (KVK Handelsregister), tüm ekonomik olarak aktif öznelerin kayıt altına alındığı, kamuya açık merkezi bir devlet bilgi kaynağıdır. Krallık topraklarında faaliyet gösteren tüm tüzel kişiler, ortaklıklar, şahıs işletmeleri ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlar kayıt prosedüründen geçmek zorundadır. Ticaret sicili, Hollanda'daki işletmeler ve kuruluşlar hakkında sicilde kayıtlı temel bilgilerin elde edilmesini sağlar. Hollanda ticaret sicilinin yönetimi, Hollanda Ticaret Odası (Kamer van Koophandel - KVK) tarafından gerçekleştirilmektedir.Hollanda ticaret siciline şu kişi ve kurumlara ait bilgiler kaydedilir:
- ticari şirketler (BV, NV)
- partnerlikler ve ortaklıklar (VOF, CV)
- şahıs işletmeleri (Eenmanszaak)
- vakıflar ve dernekler (Stichting, Vereniging)
- "serbest meslek" mensupları (avukatlar, doktorlar, sanatçılar)
- konut kooperatifleri
- dini kuruluşlar
- hükûmet kuruluşları
- diğer birlikler
Hollanda ticaret sicili 1920 yılından beri varlığını sürdürmektedir ve günümüzde elektronik ortamda tutulmaktadır. Şu anda sicilde 2,5 milyondan fazla kayıt bulunmaktadır.
Hollanda anonim şirketleri ve limited şirketleri, diğer verilerin yanı sıra yıllık finansal tablo verilerini sicilde yayımlamak zorundadır. Bu yükümlülük yaklaşık 600 bin işletmeyi etkilemektedir. Bunların en büyük 30 bini kâr ve zarar verilerini açıklamaktadır.
Hollanda ticaret sicili özeti (Uittreksel Handelsregister) — işletme hakkında kamuya açık bilgiler içeren resmî bir belgedir. Sicil tamamen dijitalleştirilmiştir ve veri alımı elektronik etkileşim sistemi üzerinden gerçekleşir. Talep için kuruluşun adını, adresini veya benzersiz kayıt numarasını (KVK-nummer) bilmek yeterlidir.
Hollanda ticaret sicili özetleri elektronik PDF belgesi olarak da temin edilebilir. KVK tarafından sunulan elektronik belgelerin dili ve belgenin elektronik olarak doğrulanabilirliği, sipariş edilen ürünün türüne göre değişebilir. Gerektiğinde Türkçeye profesyonel çevirisini yapıyoruz.
Arama ve özetin alınması aşağıdaki kriterlere göre mümkündür:
- kuruluşun tam adı
- kuruluşun tam adı veya ticari unvanı ve yasal adresi
- şirket kimlik/kayıt numarası (KVK-nummer)
Özetin basılı (kâğıt) formatta alınmasının özellikleri
Apostil işlemi veya Türkiye'deki devlet kurumlarına sunmak için resmî bir basılı belgeye ihtiyacınız varsa, prosedür dijital kopyanın alınmasından farklıdır.
Uluslararası belge kullanımı için, KVK tarafından imzalanmış ve kâğıt ortamında düzenlenmiş tasdikli bir ticaret sicili özeti kullanılabilir. KVK belgelerinin apostil veya legalizasyon işlemi Hollanda'daki yetkili mahkemeler (Rechtbank) tarafından yapılmaktadır. KVK tarafından imzalanmış kâğıt belge, mahkemede apostil işlemi için sunulabilir.
KVK tarafından düzenlenen tasdikli kâğıt özet, siparişin verilmesinden sonra genellikle birkaç iş günü içinde teslim edilir. Apostil işlemi ve uluslararası gönderim için gereken süre ayrıca değerlendirilmelidir. Bu format, özellikle belgenin yurt dışında resmî olarak sunulması ve ilgili kurumun kâğıt belge ile apostil talep etmesi gereken durumlarda kullanılabilir.
Güncel özet (Uittreksel Handelsregister) – özeti alma anında şirket hakkında güncel bilgileri içeren belgedir. Şirketin ticaret siciline kayıtlı olduğunu ve sicilde yer alan güncel temel bilgilerini gösteren resmî belgedir ve apostil ile tasdik edilebilir.
Hollanda ticaret sicilinden alınan güncel özet şunları içerir:
- şirket adı
- hukuki statüsü
- yasal adresi
- iletişim bilgileri
- ana faaliyet alanı
- esas sermaye
- yönetim kurulu üyeleri
- şube bilgileri
- raporlama durumu
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Tarihî özet (KVK Handelsregister historie) – unvan, yasal adres, hukuki statü değişikliği, yöneticilerin atanması ve görevden alınması gibi şirketteki değişikliklere dair verileri içerir.
Bu belge doğrudan tasdik edilemez, ancak Hollanda'da bir noter kopyası (noter onayı) aracılığıyla düzenlenmesi ve apostil vurulması mümkündür.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Yıllık finansal tablo verileri (Jaarrekeningen) – Hollanda ticaret sicili, raporlama yapmakla yükümlü şirketler için bilançoyu, kâr-zarar tablolarını ve bunlara ilişkin dipnotları içerir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Belgelerin envanteri (Overzicht deponeringen) – Hollanda ticaret siciline sunulan tüm belgelerin listesidir.
Belgelerin envanteri tasdikli (yasallaştırılmış) olarak alınamaz.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Kuruluş belgeleri, esas sözleşmesi (Gedeponeerde documenten) – Hollanda ticaret siciline sunulan kuruluş senedi ve esas sözleşme, esas sözleşme değişiklikleri, birleşme ve bölünmeye ilişkin belgeler gibi çeşitli şirket belgelerini içerir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Gerçek faydalanıcılar sicilinden özet (KVK uittreksel UBO-register) aşağıdaki verileri içerir:
- Şirket adı
- Kayıt numarası
- Şirket türü
- Gerçek faydalanıcıların ad ve soyadları
- Doğum yeri ve tarihi
- Şirketteki payı
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Hollanda'daki işletmelerin temel hukuki statüleri (örgütsel-hukuki formları)
Tüzel kişilik teşkil edenler:
- NV (Naamloze vennootschap) – anonim şirket
- BV (Besloten vennootschap) – limited şirket
- Stichting – stichting, üyesi olmayan amaç vakfı
Tüzel kişilik teşkil etmeyenler:
- Eenmanszaak – şahıs işletmesi
- Maatschap – adi şirket (ortaklık)
- VOF (Vennootschap onder firma) – kollektif şirket
- CV (Commanditaire vennootschap) – komandit şirket
Hollanda Gerçek Faydalanıcılar Sicili
23 Haziran 2020'de Hollanda Parlamentosu (Staten-Generaal), merkezi bir gerçek faydalanıcılar sicilinin kurulmasına ilişkin 35179 sayılı Kanunu kabul etmiştir. Hollanda'nın, 2017 yılında 2015/849 sayılı AB Direktifi (4AMLD) uyarınca şirketlerin gerçek faydalanıcılar sicilini oluşturması gerekiyordu, ancak bu talimatı ancak üç yıl sonra yerine getirdi.
Kara paranın aklanmasının önlenmesine yönelik Beşinci AB Direktifi (5AMLD), Hollanda'yı ve diğer AB ülkelerini Ocak 2020 sonuna kadar tröstlerin (ve benzeri yapıların) gerçek faydalanıcılar sicillerini de uygulamaya koymakla yükümlü kıldı. 5AMLD, tröstlere ilişkin önceki AB düzenlemelerinin uygulanabilir hükümlerini değiştirir ve genişletir. Örneğin, bilgi kaydetme yükümlülüğü genişletilmiş olup artık yalnızca "açık tröstler" (express trusts) için geçerli değildir.
Tröstler ve vakıflar söz konusu olduğunda, gerçek bir kişinin "açıklanabilir" faydalanıcı olarak kabul edileceği bir "asgari kontrol eşiği" kavramı yoktur. Yani şirketlerde olduğu gibi sadece %25 paya sahip olanlar değil, tüm faydalanıcılar belirtilecektir.
Önemli not: AB Adalet Divanının (Avrupa Birliği Adalet Divanı) 22 Kasım 2022 tarihli kararının ardından Hollanda, gerçek faydalanıcılar siciline (UBO) kamuya açık erişimi kısıtlamıştır. Günümüzde UBO verilerine erişim, başvuru sahibinin statüsüne ve sahip olduğu yetkiye göre değişmektedir. Şirket veya kuruluş adına işlem yapmaya yetkili kişiler kendi kuruluşlarının UBO bilgilerine erişebilirken, belirli yetkili kurumlar ve kara para aklamanın ve terörün finansmanının önlenmesine ilişkin mevzuat kapsamında yetkilendirilmiş kuruluşlar da UBO verilerine erişebilmektedir.
KVK Sicilinde Ortaklar (Pay Sahipleri) Verilerinin Görüntülenmesi
Hollanda ticaret sicili özetini incelerken, şirketin ortakları (pay sahipleri) hakkındaki bilgilerin açıklanmasındaki benzersiz özellikleri dikkate almak önemlidir. Resmî özetteki erişilebilir verilerin kapsamı, mülkiyet yapısına ve ortak sayısına doğrudan bağlıdır.
Bir Hollanda şirketinin (örneğin, B.V.) paylarının %100'ü tek bir gerçek veya tüzel kişiye aitse, Hollanda Ticaret Odası (KVK) bu bilgileri kamuya açıklamakla yükümlüdür. Bu durumda, KVK özetinde bu tek sahibin adının/unvanının, adresinin ve kayıt verilerinin açıkça belirtildiği ayrı bir bölüm bulunacaktır.
Bir Hollanda şirketinin birden fazla pay sahibi varsa, standart KVK özetinde pay sahiplerine ilişkin gösterilen bilgiler şirketin yapısına ve KVK tarafından ilgili kayıt türü için yayımlanan verilere göre değişebilir. KVK özetinden tüm pay sahiplerinin adlarını ve pay oranlarını her durumda tespit etmek mümkün değildir. Pay sahipliği yapısının ayrıntılı olarak incelenmesi gerektiğinde, şirketin esas sözleşmesi, pay defteri veya diğer ilgili şirket belgelerinin ayrıca incelenmesi gerekebilir.
Birden fazla ortak varsa bilgi nerede aranmalıdır:
- Gerçek faydalanıcılar sicili (UBO): Ortaklardan herhangi biri %25'ten fazla paya veya kontrole sahipse, UBO olarak kaydedilebilir. Ancak UBO siciline erişim kamuya açık değildir; erişim, başvuru sahibinin statüsüne ve sahip olduğu yetkiye göre değişmektedir.
- Kuruluş belgeleri, esas sözleşmesi (Statuten): Bunlarda şirketin kurulduğu tarihteki ilk kurucuların adları yer alır. Paylar daha sonra satılmışsa, bu veriler esas sözleşmede bulunmaz.
- İç ortaklar listesi / pay defteri (Aandeelhoudersregister): Bu, şirketin kendi ofisinde veya noterinde saklanan basılı veya dijital bir belgedir. Pay hareketlerinin tam geçmişini içerir, ancak yalnızca şirket yönetiminden talep edilerek veya bir yargı süreci kapsamında elde edilebilir.
Tasfiye edilmiş şirketlere ait belgeler
Bir Hollanda şirketi tasfiye edilirse, KVK şirketin verilerini arşivde saklar. Özet, "Ontbonden" (dağıtıldı) veya "Beëindigd" (sona erdi) statüsüyle verilir. Bu tür belgeler, şirketin geçmişteki hukuki durumu, tasfiye veya sona erme süreci ve sicil kayıtlarının incelenmesi gereken hukuki işlemlerde kullanılabilir.Stichting vakıflarının ve STAK yapılarının özellikleri
Hollanda'daki iş ortaklarını incelerken, dikkate alınması gereken benzersiz hukuki özelliklere sahip bir amaç vakfı olan Stichting hukuki statüsüne sıklıkla rastlanır:- Sahiplerin bulunmaması: Vakfın pay sahipleri, hissedarları veya üyeleri yoktur. Ne kurucularına ne de yöneticilerine aittir. Standart ticaret sicili özeti yalnızca Yönetim Kurulunun (Bestuur) yapısını yansıtır, mülkiyet sütunu boş kalır.
- STAK mekanizması (Kontrol ve kârın ayrılması): Stichting'ler genellikle yönetici vakıflar (STAK) olarak kullanılır. Vakıf, işletmenin (örneğin B.V.) paylarını elinde tutar ve gerçek yatırımcılara depo sertifikaları (Certificaten) verir. Sonuç olarak depo sertifikası sahipleri ekonomik haklara sahip olabilirken, paylara bağlı oy hakları STAK tarafından kullanılabilir. Yapının hukuki ve ekonomik özellikleri, vakfın tüzüğü ve ilgili belgelerde belirlenen düzenlemelere göre değişebilir.
Hollanda'dan alınan özetlerin apostil işlemi
Hollanda, Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi'ne 9 Ağustos 1965 tarihinde katılmış olup, sözleşme 8 Ekim 1965 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Böylece, Hollanda'da düzenlenen belgeler basitleştirilmiş prosedürle - apostil işlemiyle tasdik edilebilir; belgenin Türkiye'de resmî olarak kullanılabilmesi için gerekli tasdik işlemleri tamamlanmış olur. Kural olarak, özetin apostil ile onaylanması yaklaşık 1-2 hafta sürmektedir.Önemli: Apostil işlemi için elektronik özet yerine, yetkili makam tarafından düzenlenen basılı resmî belge formatının kullanılması gerekir. Uluslararası kullanım için, daha sonra Hollanda Bölge Mahkemesi (Rechtbank) tarafından tasdik edilecek ıslak mühürlü basılı versiyonun sipariş edilmesi gereklidir.
Ayrıca, belgelerin Felemenkçeden Türkçeye noter onaylı çevirisini bizden sipariş edebilirsiniz.Özet türlerinin karşılaştırması
| Özellik | Elektronik özet | Apostilli basılı özet |
|---|---|---|
| Format | Dijital sertifikalı (eIDAS) PDF dosyası | Apostil kaşesine sahip basılı orijinal belge |
| Hazırlanma süresi | 30 dakikadan itibaren | 1–2 hafta (Yetkili mahkeme üzerinden resmî talep ve ardından apostil işlemi.) |
| Hukuki geçerliliği | Kurumların kabulüne bağlı olarak elektronik işlemlerde yasal geçerliliğe sahiptir. | Belgeyi talep eden kurumun şartlarına bağlı olarak Türkiye'deki resmî işlemlerde kullanılabilir. |
| Tasdik (Yasallaştırma) | Mümkün değil | Mümkün (Apostil) |
| Kullanım alanı | Karşı tarafın incelenmesi, sözleşmelerin hazırlanması | Türkiye'deki mahkemeler, bankalarda hesap açılışı, noter işlemleri |
| Ücreti | 1103 ₺'den itibaren | 13788 ₺'den itibaren |
Hollanda ticaret sicili özetinin güncelliği
Belgenin geçerlilik süresi, belgeyi talep eden kurumun gereksinimlerine bağlıdır. Bu nedenle resmî işlemlerde mümkün olduğunca güncel bir ticaret sicili özeti kullanılması tavsiye edilir.
- Elektronik özet: Resmî işlemlerde kullanılacak elektronik özetin mümkün olduğunca güncel olması ve belgeyi talep eden kurumun belirlediği süre şartlarına uygun olması tavsiye edilir.
- Apostilli basılı özet: Türkiye'deki resmî işlemlerde belgenin güncelliğine ilişkin şartlar, belgeyi kabul edecek kurumun veya mahkemenin uygulamasına göre değişebilir. Bu nedenle apostil işlemi için mümkün olduğunca yakın tarihli bir özet alınması ve belgenin apostil işlemi sonrasında gereksiz gecikme olmadan kullanılması tavsiye edilir.
Hollanda'dan alınan belgelerin noter onaylı çevirisi
Hollanda ticaret sicilinden alınan özetler ve diğer belgeler Türkçeye veya herhangi bir başka dile çevrilebilir. Çeviri işlemi, yeminli tercüman tarafından yapılarak Türkiye'de noter tarafından onaylanabilir. Schmidt & Schmidt şirketi, belgelerin daha sonraki tasdik işlemleriyle birlikte profesyonel çeviri hizmetlerini sunmaktadır. İşin bedeli, ilgili belgenin hacmine göre bireysel olarak hesaplanmaktadır.
Belgelerin teslimatı
Sicilden özetin alınması ve apostil işleminin yapılmasından sonra, genellikle belgenin orijinalinin başka bir ülkeye gönderilmesi ihtiyacı doğar. Bu tür durumlarda gönderimin hızı ve güvenliği büyük önem taşır.
Schmidt & Schmidt şirketi, Hollanda'dan alınan belgeler için dünya çapında uluslararası kurye teslimatı organize etmektedir. Gönderinin hareketini sürecin her aşamasında kontrol etmemize ve alıcıya zamanında teslimatını garanti etmemize olanak tanıyan güvenilir lojistik çözümler ve izleme sistemleri kullanıyoruz.
Ticaret sicilinden alınan özetler tarafımızca Hollanda mevzuatına kesinlikle uygun olarak ve kişisel verilerin korunması kanununun gerekliliklerine riayet edilerek sağlanmaktadır.
Taleplerin işleme alınması bir iş günü içerisinde gerçekleştirilmektedir. Apostilli özetin Kurye teslimatı, teslimat servislerinin tarifelerine göre ayrıca ücretlendirilir.
Hollanda ticaret sicilinde belirli bir şirket hakkında kayıt bulunup bulunmadığını önceden kontrol etmek için web sitemiz üzerinden ücretsiz ön araştırma talebinde bulunabilirsiniz.
MASAK Uyum Süreçleri ve Belge Geçerliliği
Küresel ticari işlemlerde, yabancı şirketlerle çalışırken şirketin hukuki varlığının, temsil yetkisinin ve gerçek faydalanıcısının (UBO) doğrulanması, ilgili yükümlüler açısından müşteri tanıma ve uyum süreçlerinin önemli bir parçasıdır. 5549 sayılı Kanun ve ilgili MASAK düzenlemeleri kapsamında, işlemin niteliğine ve risk seviyesine göre gerekli bilgi ve belgelerin temin edilmesi gerekebilir.
Hollanda ticaret sicili belgeleri bu süreçlerde nasıl kullanılır?
Elektronik ticaret sicili özeti: Şirketin güncel unvanı, hukuki statüsü, adresi, yöneticileri ve temsil yetkileri gibi bilgilerin ön inceleme ve şirket doğrulama süreçlerinde kontrol edilmesini sağlar. Elektronik belgenin kabul edilip edilmeyeceği, işlemi gerçekleştiren banka, finans kuruluşu veya diğer yükümlünün kendi prosedürlerine ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir.
Apostilli basılı ticaret sicili özeti: Resmî belge sunulmasının gerektiği veya belgenin yurt dışında kullanılacağı durumlarda tercih edilen formattır. Mahkeme tarafından düzenlenen basılı belge üzerine apostil uygulanarak belgenin başka bir ülkede kullanılmasına yönelik tasdik işlemi gerçekleştirilir. Özellikle kurumsal işlemler, uluslararası sözleşmeler, banka ve finans kuruluşlarının belge talepleri veya resmî makam başvurularında bu format talep edilebilir.
Gerçek faydalanıcının (UBO) tespiti açısından ticaret sicili özeti, şirketin ortaklık ve yönetim yapısının incelenmesine yardımcı olan belgelerden biridir. Ancak gerçek faydalanıcının belirlenmesi yalnızca ticaret sicili özetine dayanmaz; işlemin ve şirket yapısının özelliklerine göre ek bilgi ve belgelerin incelenmesi gerekebilir.
Bu nedenle, Hollanda'daki bir şirketle yapılacak işlem için hangi belgenin gerekli olduğu, belgenin kullanım amacı ve talepte bulunan kurumun şartlarına göre belirlenmelidir. Schmidt ve Schmidt olarak Hollanda ticaret sicilinden güncel ve tarihî özetler, ortaklar listeleri ve ilgili şirket belgelerini temin ederek, gerektiğinde apostil ve çeviri işlemleriyle birlikte sunuyoruz.
Taleplerin işleme alınması genellikle bir iş günü içerisinde gerçekleştirilir. Apostilli belgelerin kurye ile teslimatı ise seçilen teslimat hizmetinin tarifesine göre ayrıca ücretlendirilir.
Hollanda ticaret sicilinde belirli bir şirket hakkında kayıt bulunup bulunmadığını önceden kontrol etmek için web sitemiz üzerinden ücretsiz ön araştırma talebinde bulunabilirsiniz.
