İtalya'dan Ticaret Sicil Kaydı Örneği

İtalya ticaret sicilinden alınan kayıt özetlerini, Türkçeye çevirisi ve apostili ile birlikte sunuyoruz.

Sicil özetleri hangi durumlarda gereklidir

Ticaret sicili özeti, bir İtalyan şirketinin hukuki statüsünü ve temsil yetkisini gösteren temel resmî belgelerden biridir. Resmî kurumlar ve finans kuruluşlarıyla yapılan işlemlerde hukuki verilerin doğrulanması amacıyla kullanılır.
Temel kullanım durumları:

• İşlemler ve sözleşmeler: İmza yetkisinin ve karşı tarafın hukuki durumunun doğrulanması.
• Banka işlemleri: Hesap açma, kredi alma ve uyum (compliance) kontrolünden geçme.
• Noter işlemleri: Gayrimenkul işlemleri veya şirket esas sözleşmesinde yapılan değişikliklerin tescili.
• İhaleler ve lisanslama: Satın alımlara katılmak ve izin belgeleri almak için kaydın doğrulanması.
• Yargı süreçleri: Dava açma ve davalı veya davacının statüsünün doğrulanması.
• Yatırım denetimi: Hisse sahipliği geçmişinin incelenmesi (Due Diligence).
• Göçmenlik süreçleri: Çalışma vizesi başvurusu.

İtalya ticaret sicili nedir

İtalya ticaret sicili (Registro delle Imprese), kamuya açık bir devlet bilgi kaynağıdır. Sicilin tutulması, İşletmeler ve "Made in Italy" Bakanlığı (MIMIT) gözetiminde, yerel Ticaret, Sanayi, Zanaat ve Tarım Odaları (CCIAA) tarafından gerçekleştirilir. İtalya topraklarında faaliyet gösteren tüm tüzel kişiler, şirketler, şahıs işletmeleri ve yabancı şubeler kayıt yaptırmak zorundadır.

Sicil, 6 milyondan fazla şirket ve şahıs işletmesi hakkında bilgi içermektedir. Sicilden alınan belgeler ağırlıklı olarak İtalyanca düzenlenir, ancak AB veri değişim sistemi (BRIS) aracılığıyla temel bilgilere İngilizce olarak erişmek mümkündür.

Sicilin yönetimi, İtalya genelindeki 105 ticaret odasını ve 300 şubesini tek bir bilgi sistemiyle birbirine bağlayan İtalyan ticaret odaları bilişim konsorsiyumu InfoCamere tarafından gerçekleştirilmektedir. InfoCamere'nin kurumsal işlevi, İtalya ticaret sicilini yönetmek ve sürdürmektir.

Ticaret sicili iki bölümden oluşur:

• Normal Bölüm (Sezione Ordinaria): Büyük şirketler, anonim şirketler ve ortaklıklar (S.p.A., S.r.l., S.n.c., S.a.s.) hakkında bilgi içerir.
• Özel Bölüm (Sezione Speciale): Şahıs işletmeleri, tarım işletmeleri, küçük işletmeler ve start-up'lar içindir.

İtalya ticaret sicili 1993 yılında kurulmuştur. Günümüzde tamamen dijitalleştirilmiştir. Veri alımı, elektronik özetlere anında erişim sağlayan Telemaco sistemi üzerinden gerçekleştirilir.

İtalya sicilinden alınan tüm belgeler, özet hariç, İtalyanca olarak verilmektedir. Gerektiğinde Türkçeye veya başka bir dile çevrilebilirler.

İtalya ticaret sicili özeti (Visura Camerale), Ticaret Odası tarafından düzenlenen ve işletme hakkında kamuya açık bilgiler içeren resmî bir belgedir.

Özetten elde edilen bilgiler yardımıyla, potansiyel bir işverenin veya iş ortağının durumu önceden öğrenilebilir. Buna işletmenin gerçekten var olup olmadığı, ne zaman kurulduğu, şirket hakkında iflas sürecinin başlatılıp başlatılmadığı, şirketin vergi ve diğer beyannamelerini verip vermediği, ayrıca şirketin finansal sonuçları ile sahipleri ve ortakları hakkındaki bilgiler dâhildir.

İtalya ticaret sicilindeki bilgiler, Türkçeye çevirisi yapılmış elektronik PDF belgesi formatında sunulmaktadır. Gerektiğinde noter onaylı olarak veya apostilli şekilde posta yoluyla gönderilebilir.

Özetin basılı (kâğıt) formatta alınmasının özellikleri

Mühürlü resmî bir basılı belgeye ihtiyacınız varsa (örneğin, apostil için), elektronik özet uygun olmayacaktır. Bir yetkilinin imzasını taşıyan basılı özetlerin (Visura camerale certificata) alınması, şirketin kayıtlı olduğu yerdeki ilgili Ticaret Odasına (CCIAA) başvurulmasını gerektirir. Belge, güvenlik hologramları bulunan özel mühürlü kâğıt üzerine düzenlenir, bir memurun imzası ve ıslak mühür ile onaylanır.

Orijinal belgenin posta ile gönderilmesi gerekiyorsa bu süreç birkaç gün ile birkaç hafta arasında sürer. Basılı sertifika için ödenen devlet harcı, dijital kopyaya göre daha yüksektir. Bu format, öncelikle özetin apostil işlemi için Valilik (Prefettura) veya Savcılık makamlarında onaylanmasının gerektiği uluslararası belge trafiği için zorunludur.

Arama ve özetin alınması aşağıdaki kriterlere göre mümkündür:

• kuruluşun tam adı
• eksik ad ve yasal adresi
• vergi numarası (Codice Fiscale) veya KDV numarası (Partita IVA)

Önemli: Tamamen aynı unvanların kaydedilmesine izin verilmez, ancak birbirine benzeyen çok sayıda ticari unvan bulunduğundan metin üzerinden arama yaparken kayıtlı olunan bölgeye göre doğrulama yapılması veya vergi numarasının (Codice Fiscale) girilmesi gerekir. Bu nedenle özet alabilmek için şirketin adı ve kayıtlı olduğu yer veya vergi numarası (Codice Fiscale) yahut KDV numarası (Partita IVA) gereklidir.

İtalya'daki işletmelerin temel hukuki statüleri (örgütsel-hukuki formları)

Tüzel kişilik teşkil edenler:

• Società per azioni (S.p.A.) – anonim şirket
• Società a responsabilità limitata (S.r.l.) – limited şirket
• S.r.l.s. — basitleştirilmiş limited şirket
• Società in accomandita per azioni (S.a.p.a.) – sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket

Tüzel kişilik teşkil etmeyenler:

• Società semplice — adi şirket (ortaklık)
• Società in nome collettivo (S.n.c.) – kollektif şirket
• Società in accomandita semplice (S.a.s.) – komandit şirket

İtalya Gerçek Faydalanıcılar Sicili

İtalya'da 2015 yılında AB Dördüncü Direktifinin uygulanması için bir komite kurulmuştur. 4 Temmuz 2017'den bu yana Kanun Hükmünde Kararname (Decreto Legislativo n. 90/2017) yürürlüktedir. Bu yasal düzenlemeye göre tüzel kişiler, gerçek faydalanıcılarına (UBO) ait bilgileri, ilgili bölümde saklanmak üzere İtalya Ticaret Siciline (Registro dei Titolari Effettivi) bildirmek zorundadır. Yasayla belirlenmiş devlet kurumlarının yanı sıra, ücreti mukabilinde özel kişiler de bu bilgilere erişebilir. Ancak yasa, özel kişilere bu bilgilerin verilmesini belirli kısıtlamalara tabi tutar. Söz konusu bilgilerin bir mahkeme sürecinde savunma hazırlamak amacıyla gerekli olması ve yasal sahibin fiilî sahip ile aynı olduğundan şüphelenmek için somut, belgelendirilmiş gerekçelerin bulunması bu şartlar arasındadır.

Önemli not: AB Adalet Divanının 22 Kasım 2022 tarihli kararının ardından gerçek faydalanıcılar siciline erişim kısıtlanmıştır. Veri alabilmek için "meşru menfaatin" belgelenerek kanıtlanması zorunludur ve her bir talep ayrı ayrı değerlendirilir. Kısıtlamasız erişim hakkı yalnızca yetkili kurumlara (polis, vergi dairesi) ve uyum (compliance) prosedürleri çerçevesinde noterlere, avukatlara ve bankalara tanınmaktadır.

Diğer önemli siciller nelerdir:

• REA (Repertorio Economico Amministrativo): Ekonomik ve idari verileri içerir (depolar, şubeler).
• Albo delle Imprese Artigiane: Zanaatkâr işletmeler sicili.
• Registro del Terzo Settore (RUNTS): Kâr amacı gütmeyen ve gönüllü kuruluşlar sicili.

Tasfiye edilmiş şirketlere ve "cezalı" statüsündeki şirketlere ait belgeler

İtalya'da tasfiye edilen şirketlere ait veriler İşletmeler Sicilinde (Registro delle Imprese) saklanır ve bu şirketlere "Cessata" veya "Cancellata" statüsü verilir. Türkiye'deki mahkemelerde hak ehliyetinin kaybedildiğini doğrulamak için tarihî özet (Visura Storica) veya apostilli resmî terkin (silinme) sertifikası kullanılır.

İtalya'da "ceza" (penalty) uygulamasının karşılığı, üç yıl boyunca beyanname verilmemesi veya onaylı elektronik posta adresinin (PEC) bulunmaması durumunda sertifika düzenlenmesinin engellenmesi ve zorunlu tasfiye sürecinin başlatılmasıdır. Bu tür durumlarda, ihlaller giderilene kadar apostil için belge alınması imkânsız hâle gelir ve bu durum, sicile kötü niyet belirtisi olarak işlenir. Bu tür firmalara ait arşiv verilerinin talep edilmesi, ikincil sorumluluk kapsamında eski yöneticilere karşı açılacak davaların dayanaklandırılmasını sağlar.

İtalya'dan alınan özetlerin apostil işlemi

İtalya, Lahey Sözleşmesine 13 Aralık 1977 tarihinde katılmış olup, sözleşme 11 Şubat 1978 tarihinde yürürlüğe girmiştir. İtalya'da düzenlenen belgeler Valilikte (Prefettura) apostil işlemine tabidir. Böylece, İtalya'da düzenlenen belgeler basitleştirilmiş prosedürle - apostil işlemiyle tasdik edilebilir; belgenin Türkiye'de resmî olarak kullanılabilmesi için gerekli tasdik işlemleri tamamlanmış olur.

Önemli: Apostil işlemi için elektronik özet yerine, yetkili makam tarafından düzenlenen basılı resmî belge formatının kullanılması gerekir. İtalya'da apostil işlemi, doğrudan Valilik (Prefettura) tarafından bu basılı belgelere uygulanır. Kural olarak, özetin apostil ile onaylanması yaklaşık iki hafta sürmektedir.

Özet türlerinin karşılaştırması

MASAK Uyum Süreçleri ve Belge Geçerliliği

Küresel ticari işlemlerde, yabancı şirketlerle çalışırken şirketin hukuki varlığının, temsil yetkisinin ve gerçek faydalanıcısının (UBO) doğrulanması, ilgili yükümlüler açısından müşteri tanıma ve uyum süreçlerinin önemli bir parçasıdır. 5549 sayılı Kanun ve ilgili MASAK düzenlemeleri kapsamında, işlemin niteliğine ve risk seviyesine göre gerekli bilgi ve belgelerin temin edilmesi gerekebilir.

İtalya ticaret sicili belgeleri bu süreçlerde nasıl kullanılır?

Elektronik ticaret sicili özeti: Şirketin güncel unvanı, hukuki statüsü, adresi, yöneticileri ve temsil yetkileri gibi bilgilerin ön inceleme ve şirket doğrulama süreçlerinde kontrol edilmesini sağlar. Elektronik belgenin kabul edilip edilmeyeceği, işlemi gerçekleştiren banka, finans kuruluşu veya diğer yükümlünün kendi prosedürlerine ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir.

Apostilli basılı ticaret sicili özeti: Resmî belge sunulmasının gerektiği veya belgenin yurt dışında kullanılacağı durumlarda tercih edilen formattır. Yetkili makam tarafından düzenlenen basılı belge üzerine apostil uygulanarak belgenin başka bir ülkede kullanılmasına yönelik tasdik işlemi gerçekleştirilir. Özellikle kurumsal işlemler, uluslararası sözleşmeler, banka ve finans kuruluşlarının belge talepleri veya resmî makam başvurularında bu format talep edilebilir.

Gerçek faydalanıcının (UBO) tespiti açısından ticaret sicili özeti, şirketin ortaklık ve yönetim yapısının incelenmesine yardımcı olan belgelerden biridir. Ancak gerçek faydalanıcının belirlenmesi yalnızca ticaret sicili özetine dayanmaz; işlemin ve şirket yapısının özelliklerine göre ek bilgi ve belgelerin incelenmesi gerekebilir.

Bu nedenle, İtalya'daki bir şirketle yapılacak işlem için hangi belgenin gerekli olduğu, belgenin kullanım amacı ve talepte bulunan kurumun şartlarına göre belirlenmelidir. Schmidt ve Schmidt olarak İtalya ticaret sicilinden güncel ve tarihî özetler, ortaklar listeleri ve ilgili şirket belgelerini temin ederek, gerektiğinde apostil ve çeviri işlemleriyle birlikte sunuyoruz.

Taleplerin işleme alınması genellikle bir iş günü içerisinde gerçekleştirilir. Apostilli belgelerin kurye ile teslimatı ise seçilen teslimat hizmetinin tarifesine göre ayrıca ücretlendirilir.

İtalya ticaret sicilinde belirli bir şirket hakkında kayıt bulunup bulunmadığını önceden kontrol etmek için web sitemiz üzerinden ücretsiz ön araştırma talebinde bulunabilirsiniz.