Almanya ticaret sicilinden alınan kayıt özetlerini, Türkçeye çevirisi ve apostili ile birlikte sunuyoruz.
Sicil özetleri hangi durumlarda gereklidir
Ticaret sicili özeti, bir Alman şirketinin hukuki statüsünü ve temsil yetkisini gösteren temel resmi belgelerden biridir. Resmî kurumlar, bankalar ve finans kuruluşlarıyla yapılan işlemlerde şirket bilgilerinin doğrulanması amacıyla kullanılır.
Temel kullanım durumları:
- Banka işlemleri: Hesap açma, kredi alma ve uyum (compliance) kontrolünden geçme.
- Sözleşme ve ticari işlemlerde imza yetkisinin ve karşı tarafın hukuki durumunun doğrulanması için.
- Noter işlemleri: Gayrimenkul işlemleri veya şirket esas sözleşmesinde yapılan değişikliklerin tescili.
- İhaleler ve lisanslama: Satın alımlara katılmak ve izin belgeleri almak için kaydın doğrulanması.
- Yargı süreçleri: Dava açma ve davalı veya davacının statüsünün doğrulanması.
- Yatırım denetimi: Hisse sahipliği geçmişinin incelenmesi (Due Diligence).
Almanya ticaret sicili nedir
Almanya ticaret sicili (Handelsregister), kamuya açık bir sicil olup Almanya Adalet Bakanlığı ve yetkili bölge mahkemeleri tarafından tutulur. Almanya'daki tüzel kişiler, şirketler, ortaklıklar ve kâr amacı gütmeyen kuruluşların yanı sıra Almanya'da faaliyet gösteren yabancı şirketler de ticaret siciline kaydolmak zorundadır.
Almanya ticaret sicili iki ana bölümden oluşur:
- Bölüm A (HRA): Tüzel kişiliği bulunmayan şirketler (ortaklıklar, tek kişi tacirleri) hakkında bilgi içerir.
- Bölüm B (HRB): Tüzel kişiler (GmbH, AG, UG) hakkında bilgi içerir.
Ancak bireysel girişimciler ve adi ortaklıklar (GbR), ayrıca kayıt yaptırmadıkları sürece sicilde yer almaz.
Sicil, 5,5 milyondan fazla şirket ve 4,6 milyondan fazla gerçek kişi hakkında bilgi içermektedir.
Sistem birçok dili desteklese de sicilden alınan resmî belgeler yalnızca Almanca olarak düzenlenir.
Almanya ticaret sicili özeti (Handelsregisterauszug), bölge mahkemeleri tarafından düzenlenen ve şirket hakkında kamuya açık bilgiler içeren resmî bir belgedir.
Avrupa Birliği direktifi uyarınca 2007 yılından bu yana, Almanya ticaret sicili yalnızca elektronik ortamda tutulmaktadır. Hem sicile veri girişi hem de özetin alınması, "elektronik belge yönetimi" sistemi aracılığıyla elektronik ortamda gerçekleşmektedir.
Özet talep edebilmek için şirket adı veya ticaret sicili numarası gereklidir.
Önemli: Almanya'da farklı şehirlerde aynı isimde şirketler bulunabildiğinden, bu nedenle isme göre doğru arama yapabilmek için kayıt şehrini veya sicildeki kesin kayıt numarasını (HRB/HRA) belirtmek gerekir.
Almanya sicilinden alınan tüm belgeler yalnızca Almanca olarak verilmektedir. Gerektiğinde, Türkçeye veya başka bir dile çevrilebilirler.
Özetin basılı (kâğıt) formatta alınmasının özellikleri:
Mühürlü resmi bir basılı belgeye ihtiyacınız varsa (örneğin, apostil veya fiziksel arşiv için), elektronik özet uygun olmayacaktır ve prosedür dijital versiyona kıyasla önemli ölçüde zorlaşır.
Sicilden basılı özetlerin (Amtlicher Ausdruck) alınması, şirketin bağlı bulunduğu ilgili yerel mahkeme (Amtsgericht) üzerinden resmi bir talep gerektirir; Almanya'da bu mahkemelerden 638 adet bulunmaktadır. Elektronik kopyaların aksine, basılı belge mahkeme kalemi tarafından manuel olarak düzenlenir, bir memurun imzası ve resmi mühür ile onaylanır ve ardından müşteriye posta yoluyla gönderilir.
Bu işlem birkaç gün ile birkaç hafta arasında tamamlanabilir ve her zaman ücretlidir: Devlet harcı, düzenlenen faturaya göre ayrıca ödenir.
Bu format, öncelikle özetin daha üst derece bir mahkemede onaylanmasının veya konsolosluk tasdikinin (legalizasyon) gerektiği uluslararası belge trafiği için zorunludur.
Almanya'dan güncel özet (Aktueller Ausdruck) — talep anında Almanya Federal Cumhuriyeti şirketinin yasal statüsü hakkında güncel bilgileri içeren resmi bir belgedir. Bu en çok talep edilen belgedir.
Almanya'dan güncel özet şunları içerir:
- şirket adı
- hukuki statüsü
- yasal adresi
- faaliyet alanları
- kayıt tarihi
- yöneticiler ve imza yetkisine sahip kişiler hakkında bilgiler
- esas sermaye miktarı
- uygulanan tasfiye veya iflas prosedürleri
* belirtilen verilerin bir kısmı belirli bir kuruluş için mevcut olmayabilir veya ek ücret karşılığında sağlanabilir.
Önemli: Almanya'dan güncel özet, şirketin hissedarları ve kurucuları hakkında veri içermez.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Kronolojik özet (Chronologischer Ausdruck), kuruluştaki değişiklikler hakkındaki verileri veya örneğin iflasını ilan eden kuruluşlar gibi artık inaktif durumda olan kuruluşlar hakkındaki verileri içerir.
Almanya ticaret sicilinden kronolojik özet şunlardaki değişiklikleri içerir:
- şirket adında
- esas sözleşmede
- yönetimde veya kurucularda
- adreste
- veya örneğin iflasını ilan eden kuruluşlar gibi artık inaktif durumda olan kuruluşlar hakkındaki veriler
* belirtilen verilerin bir kısmı belirli bir kuruluş için mevcut olmayabilir veya ek ücret karşılığında sağlanabilir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Tarihi özet (Historischer Ausdruck), 2007 yılından önce sicile kaydedilmiş olan, kuruluşun elektronik belge yönetimine geçilmeden önceki bilgilerini içerir.
Almanya'dan tarihi özet şunları içerir:
- şirket adı
- hukuki statüsü
- yasal adresi
- faaliyet alanları
- kayıt tarihi
- yöneticiler ve imza yetkisine sahip kişiler hakkında bilgiler
- esas sermaye miktarı
* belirtilen verilerin bir kısmı belirli bir kuruluş için mevcut olmayabilir veya ek ücret karşılığında sağlanabilir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Yıllık finansal tablo verileri (Jahresabschluss), Almanya'daki işletmenin finansal durumu hakkında tam bir tablo oluşturulmasına olanak tanıyan belgedir.
Almanya'dan yıllık finansal tablo verileri şunları içerir:
- şirket adı
- finansal raporlar
* belirtilen verilerin bir kısmı belirli bir kuruluş için mevcut olmayabilir veya ek ücret karşılığında sağlanabilir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Ortaklar listesi (Gesellschafterliste) – şirketin ortakları ve sahip oldukları paylar hakkında bilgiler içeren belgedir.
Sicil, şirketin kuruluşundan bu yana hissedar yapısındaki katılımcıların tam bir kronolojisini sunar. Listeler, her biri sisteme ilgili değişikliklerin yapıldığı tarihte sabitlenmiş ayrı belgeler halinde mevcuttur.
Dikkat: Anonim şirketler (AG) için hissedarlar listesi ticaret sicilinde tutulmaz — bu veriler şirketin kendi bünyesinde veya kayıt kuruluşu nezdinde saklanır.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Kuruluş belgelerinin kopyaları – Almanya ticaret sicili; kuruluş belgelerinin, esas sözleşmenin, hissedarlar genel kurul tutanaklarının kopyalarını içerir.
Talep işlem süresi - 30 dakikadan itibaren.
Arama ve özetin alınması aşağıdaki kriterlere göre mümkündür:
- kuruluşun tam adı
- eksik ad ve yasal adresi
- işletme kimlik numarası ve kayıt yeri
Almanya'da aynı ada ve hukuki statüye sahip şirketler bulunabilir, ancak bu şirketlerin farklı kayıt yerlerine ve kayıt numaralarına sahip olmaları zorunludur.
Tasfiye edilmiş şirketlere ait belgeler
Sicilden terkin edilen (silinen) firmalara ait veriler arşivlerde saklanır. Bu tür durumlar için, tasfiye (Liquidation) veya silinme (Löschung) şerhi içeren kronolojik (CD) veya tarihi (HD) özet alıyoruz.
Belgeler, tüzel kişiliğin bulunmadığını doğrulamak, halefiyeti kanıtlamak veya eski yöneticileri sorumlu tutmak amacıyla Türkiye'deki mahkemeler için gereklidir. Kapanan şirketlerin katılımcı listelerine ve esas sözleşmelerine hâlâ erişilebilir durumdadır: Kapanış anındaki ortaklık yapısını doğrulamak için bunlar basılı olarak apostilli şekilde talep edilebilir.
Almanya'daki işletmelerin temel hukuki statüleri (örgütsel-hukuki formları)
Tüzel kişilik teşkil edenler:
AG – anonim şirket
GmbH – limited şirket
UG – azaltılmış esas sermaye paylı limited şirket
e. V. – kayıtlı kar amacı gütmeyen kuruluş
InvAG – yatırım anonim şirketi
Tüzel kişilik teşkil etmeyenler:
e. K./e. Kfm./e. Kffr. – kayıtlı şahıs işletmesi
e. G./eG – kayıtlı kooperatif
GbR – adi şirket (ortaklık)
KG – komandit şirket
KGaA – sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket
OHG – kayıtlı kollektif şirket
PartG – partnerlik ("Serbest meslek" mensuplarının birliği)
Belirtilenlerin dışında, Almanya'da tüzel kişilerin ve gerçek kişilerin katılımını birleştiren çok sayıda karma hukuki form bulunmaktadır, örneğin: AG & Co. KG; AG & Co. KGaA; GmbH & Co. KG; GmbH & Co. KGaA; GmbH & Co. OHG; UG & Co. KG. Kural olarak, bu karma formlar, işletmenin borçlarından dolayı tam sorumlu olan ortağın bir tüzel kişi olduğu komandit şirketi temsil eder.
Almanya'da Gerçek Faydalanıcılar Sicili
Almanya'da, şirketi fiilen kontrol eden (hisselerin %25'inden fazlasına sahip olan) gerçek kişilerin kaydedildiği ayrı bir Gerçek Faydalanıcılar Sicili (Transparenzregister) bulunmaktadır. 2024 yılı itibarıyla tamamen otonom hale gelmiştir; bu nedenle şirketler, söz konusu bilgiler ticaret sicilinde zaten mevcut olsa bile verilerini doğrudan buraya bildirmekle yükümlüdür.
Sicile genel halkın erişimi, AB Adalet Divanı'nın kararının ardından önemli ölçüde kısıtlanmıştır. Verileri alabilmek için, belgelenerek kanıtlanması gereken yasal menfaati (berechtigtes Interesse) doğrulamak gerekir; ancak böyle bir talep dahi reddedilebilir. Resmi makamlar, noterler ve avukatlar daha geniş bir erişim hakkına sahiptir.
Diğer önemli siciller nelerdir:
Almanya'da ticaret sicili evrensel değildir: Birçok organizasyon türü ve meslek uzmanları dar kapsamlı veri tabanlarına kaydedilir. Eğer şirketi Handelsregister'da bulamadıysanız, büyük ihtimalle aşağıdaki kategorilerden birine dahildir:
- Vereinsregister (VR): Birlikler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar sicili (kayıtlı dernekler e.V.).
- Partnerschaftsregister (PR): "Serbest meslek" mensupları için partnerlikler sicili (avukatlar, denetçiler, mimarlar, doktorlar).
- Genossenschaftsregister (GnR): Kooperatifler sicili (eG).
- Gewerberegister: Küçük ölçekli girişimcilerin belediye sicili
- Gesellschaftsregister (GsR): Adi şirketler sicili (eGbR)
- Stiftungsverzeichnis: Genellikle federal eyaletler düzeyinde tutulan vakıf sicilleri.
Almanya'dan alınan özetlerin apostil işlemi
Apostil, 5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi'ni onaylayan üye devletler nezdinde geçerli olan basitleştirilmiş bir tasdik şeklidir.
Almanya, Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi'ne 15 Aralık 1965 tarihinde katılmış olup, sözleşme 13 Şubat 1966 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Böylece, Almanya'da düzenlenen belgeler basitleştirilmiş prosedürle - apostil işlemiyle tasdik edilebilir; belgenin Türkiye'de resmî olarak kullanılabilmesi için gerekli tasdik işlemleri tamamlanmış olur.
Önemli: Apostil işlemi için elektronik özet yerine, yetkili makam tarafından düzenlenen basılı resmî belge formatının kullanılması gerekir.
Kural olarak, özetin apostil ile onaylanması yaklaşık iki, bazen üç hafta sürmektedir.
Ayrıca, belgelerin Almancadan Türkçeye noter onaylı çevirisini bizden sipariş edebilirsiniz.
Elektronik ve apostilli özetlerin farkı
| Özellik | Elektronik özet (PDF) | Apostilli basılı özet |
|---|---|---|
| Yasal statü | Bilgi dosyası. Mühür içermez ve tasdike tabi değildir. | Mahkemenin "ıslak" mührüne ve apostil kaşesine sahip resmi belge. |
| Türkiye'deki hukuki geçerliliği | Genellikle bilgi edinme ve karşı tarafın ön incelemesi için kullanılır. | Belgeyi talep eden kurumun şartlarına bağlı olarak Türkiye'deki resmî işlemlerde kullanılabilir. |
| Alma prosedürü | Ticaret sicili veri tabanından uzaktan indirme. | Yetkili mahkeme üzerinden resmî talep ve ardından apostil işlemi. |
| Hazırlanma süresi | İş günlerinde 30 dakikadan itibaren. | 2–3 hafta (mahkeme tarafından düzenlenme + apostil işlemi + teslimat). |
| Ücreti | 1103 ₺ | 11030 ₺ |
Almanya'dan alınan belgelerin noter onaylı çevirisi
Alman ticaret sicilinden alınan özetler ve diğer belgeler bir yeminli tercüman tarafından başka bir dile çevrilebilir ve Türkiye'de noter tarafından onaylanabilir veya çeviri varış ülkesinde gerçekleştirilebilir. Schmidt ve Schmidt şirketi, belgelerin daha sonraki tasdik işlemleriyle birlikte çeviri hizmetlerini sunmaktadır. İşin bedeli, ilgili belgenin hacmine göre hesaplanmaktadır.
Belgelerin teslimatı
Özetin alınması ve apostil işleminin veya tasdikinin yapılmasından sonra, genellikle belgenin başka bir ülkeye gönderilmesi ihtiyacı doğar. Bu tür durumlarda sadece hız değil, teslimatın güvenliği de önemlidir.
Schmidt ve Schmidt şirketi dünya çapında uluslararası belge teslimatı organize etmektedir. Gönderinin hareketini sürecin her aşamasında kontrol etmemize ve alıcıya zamanında teslimatını garanti etmemize olanak tanıyan güvenilir lojistik çözümler ve modern takip sistemleri kullanıyoruz.
MASAK Uyum Süreçleri ve Belge Geçerliliği
Küresel ticari işlemlerde, yabancı şirketlerle çalışırken şirketin hukuki varlığının, temsil yetkisinin ve gerçek faydalanıcısının (UBO) doğrulanması, ilgili yükümlüler açısından müşteri tanıma ve uyum süreçlerinin önemli bir parçasıdır. 5549 sayılı Kanun ve ilgili MASAK düzenlemeleri kapsamında, işlemin niteliğine ve risk seviyesine göre gerekli bilgi ve belgelerin temin edilmesi gerekebilir.
Almanya ticaret sicili belgeleri bu süreçlerde nasıl kullanılır?
Elektronik ticaret sicili özeti: Şirketin güncel unvanı, hukuki statüsü, adresi, yöneticileri ve temsil yetkileri gibi bilgilerin ön inceleme ve şirket doğrulama süreçlerinde kontrol edilmesini sağlar. Elektronik belgenin kabul edilip edilmeyeceği, işlemi gerçekleştiren banka, finans kuruluşu veya diğer yükümlünün kendi prosedürlerine ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir.
Apostilli basılı ticaret sicili özeti: Resmî belge sunulmasının gerektiği veya belgenin yurt dışında kullanılacağı durumlarda tercih edilen formattır. Mahkeme tarafından düzenlenen basılı belge üzerine apostil uygulanarak belgenin başka bir ülkede kullanılmasına yönelik tasdik işlemi gerçekleştirilir. Özellikle kurumsal işlemler, uluslararası sözleşmeler, banka ve finans kuruluşlarının belge talepleri veya resmî makam başvurularında bu format talep edilebilir.
Gerçek faydalanıcının (UBO) tespiti açısından ticaret sicili özeti, şirketin ortaklık ve yönetim yapısının incelenmesine yardımcı olan belgelerden biridir. Ancak gerçek faydalanıcının belirlenmesi yalnızca ticaret sicili özetine dayanmaz; işlemin ve şirket yapısının özelliklerine göre ek bilgi ve belgelerin incelenmesi gerekebilir.
Bu nedenle, Almanya'daki bir şirketle yapılacak işlem için hangi belgenin gerekli olduğu, belgenin kullanım amacı ve talepte bulunan kurumun şartlarına göre belirlenmelidir. Schmidt ve Schmidt olarak Almanya ticaret sicilinden güncel ve tarihî özetler, ortaklar listeleri ve ilgili şirket belgelerini temin ederek, gerektiğinde apostil ve çeviri işlemleriyle birlikte sunuyoruz.
Taleplerin işleme alınması genellikle bir iş günü içerisinde gerçekleştirilir. Apostilli belgelerin kurye ile teslimatı ise seçilen teslimat hizmetinin tarifesine göre ayrıca ücretlendirilir.
Almanya ticaret sicilinde belirli bir şirket hakkında kayıt bulunup bulunmadığını önceden kontrol etmek için web sitemiz üzerinden ücretsiz ön araştırma talebinde bulunabilirsiniz.
