Çin Belgeleri için Apostil ve Belge Tasdiki

Schmidt & Schmidt, Çin’de düzenlenen resmî belgeler için apostil ve tasdik hizmetleri sunar. Çin’den alınan belgelerin yurt dışında kullanılabilmesi için tüm süreci yönetiyoruz. Noter tasdiki, tercüme, apostil ve gerekirse konsolosluk tasdiki hizmeti veriyoruz.

Doğum belgeleri, evlilik belgeleri, diplomalar, akademik transkriptler, adli sicil kayıtları, ticaret sicil ve şirket evrakları ile vekâletnameler gibi Çin’de düzenlenen belgeler, yabancı kurumlara sunulmadan önce çoğu zaman resmî tasdik süreçlerinden geçmektedir.

Apostil, bir kamu belgesi üzerindeki imzanın, mührün ve belgeyi imzalayan veya tasdik eden yetkilinin görev sıfatının doğruluğunu teyit eden bir sertifikadır. Apostil, belgenin içeriğini doğrulamaz; yalnızca belgenin hangi resmî makam tarafından düzenlendiğini veya onaylandığını uluslararası kullanım amacıyla tasdik eder.

Çin’de apostil, belgeye eklenen ayrı bir tasdik şerhi olarak düzenlenir ve genellikle belgeyle birlikte sunulur. Üzerinde Çince, İngilizce ve Fransızca metin, apostil numarası, doğrulama QR kodu ve resmî mühür bulunur. Apostil genellikle belgenin düzenlendiği ülkede alınır.

Konsolosluk tasdiki, belgenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan bir ülkede kullanılacak olması halinde hâlâ gerekebilir. Süreç ülkeye ve belge türüne göre değişir. Ayrıca belgenin dili, üzerindeki imza ve mühürler ile yurt dışındaki ilgili makamın özel şartları da süreci belirleyen unsurlar arasındadır.

Çin Apostili nasıl görünür?

Çin’de apostil, noterden veya yetkili resmî makamdan alınan belgeye eklenen ayrı bir tasdik şerhi olarak düzenlenir. Bu şerh, imza, mühür ve yetkinin doğruluğunu teyit eder. Apostil, belgenin içeriğini değil yalnızca resmî niteliğini doğrular.

Çin apostili genellikle şu bilgileri içerir:

• “Apostille” başlığı ve 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi’ne atıf;
• Düzenleyen ülke bilgisi (Çin Halk Cumhuriyeti);
• Belgeyi imzalayan kişinin adı ve unvanı;
• Belgede yer alan mühür veya damganın ait olduğu kurumun adı;
• Apostilin düzenlenme yeri ve tarihi;
• Apostili düzenleyen yetkili makamın adı;
• Apostil numarası;
• Yetkili apostil görevlisinin imzası ve resmî mührü.

Çin ana karasında apostiller, Çin Halk Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı ile birlikte yetkilendirilmiş yerel Dışişleri Ofisleri tarafından, kendi idari yetki alanları kapsamında düzenlenmektedir.

Hangi Çin belgelerine apostil uygulanabilir?

Çin’de apostil işlemi, uluslararası kullanım için noter tasdikine veya resmî sertifikaya dönüştürülebilen geniş bir belge grubuna uygulanabilmektedir. Bu kapsamda doğum ve evlilik belgeleri gibi nüfus kayıt belgeleri, eğitim belgeleri, adli sicil kayıtları ile ticari ve kurumsal belgeler yer almaktadır.

Burada belirleyici olan husus belgenin kendisi değil, noter tasdiki veya resmî sertifikasyon işlemine uygun bir formata dönüştürülebilir olup olmamasıdır. Özel nitelikli belgelerde imza ve mühürlerin geçerliliği önem taşırken, kamu kurumları, okullar veya ticaret sicil birimleri tarafından düzenlenen belgelerin resmî formatta olması gerekir. Çoğu durumda noter tasdikine esas alınacak belgenin de Çince olması beklenmektedir.

Çin’de apostil süreci nasıl işler?

1. Adım: Noter tasdiki

Çin’de apostil işlemi doğrudan orijinal belge üzerine uygulanmaz; yalnızca noter tasdikli belgeler üzerinde düzenlenir. Gideceği ülkeye göre tek veya çift aşamalı noter tasdiki gerekebileceğinden, işlem öncesinde belgenin kullanılacağı ülkenin şartlarının netleştirilmesi önemlidir.

Noterler yalnızca Çince düzenlenmiş belgeler üzerinden işlem yapabilmektedir. Belgenin yabancı dilde olması (örneğin uluslararası okul veya üniversite belgeleri) halinde doğrudan noter işlemi yapılamaz; bu tür belgeler için Çince versiyon esas alınır.

Tercüme, noter tasdik belgesinin ayrılmaz bir parçası olarak dosyaya dahil edilir. Bu nedenle belge ve tercümesi birlikte tek bir noter tasdik seti olarak hazırlanır ve apostil bu setin tamamı üzerine düzenlenir.

Önemli: Bu çeviri her ülkede kabul edilmeyebilir. Belgelerin kabul şartları ülkeye ve ilgili makama göre değiştiğinden, işlem öncesinde mutlaka belgelerin sunulacağı kurumdan teyit alınması gerekmektedir. Pek çok durumda, varış ülkesinde ayrıca onaylı tercüme yapılması talep edilmektedir. Çin’de bazı belgelerin geçerlilik süresi 3 ay ile sınırlı olabildiğinden, şartların önceden netleştirilmemesi halinde süreç yeniden başlatılmak zorunda kalabilir ve bu durum ek maliyet doğurabilir. Noter tasdiki işlemleri, çeviri yoğunluğuna bağlı olarak genellikle yaklaşık 5 iş günü içinde tamamlanmaktadır.

Ticari belgelerin tasdiki (sertifika, sözleşme, fatura ve benzeri belgeler)

Ticari belgelerin tasdiki noterler aracılığıyla değil, Çin Uluslararası Ticaretin Teşviki Konseyi (CCPIT) üzerinden gerçekleştirilmektedir. Her eyalette ayrı bir CCPIT ofisi bulunduğundan, başvurular belgenin düzenlendiği yer veya şirketin kayıtlı olduğu eyalet üzerinden yapılır. Süreçte belgelerin Çince olması esastır. Sözleşmeler ve benzeri ticari evrak üzerinde şirket kaşesi ile birlikte şirketi temsile yetkili kişinin imzası bulunmalıdır.

Başvuru sırasında ayrıca Çin şirketine ait ticaret sicil kaydı ile yasal temsilcinin kimlik bilgileri talep edilir. Bu belgelerin sunulmasının ardından işlem süreci CCPIT nezdinde tamamlanır ve yapı olarak noter tasdikine benzer bir doğrulama mekanizması işletilir.

2. Adım: Dışişleri Bakanlığı tarafından apostil işlemi

Çin’de Dışişleri Bakanlığı’ndan apostil alınırken önceden randevu alınması gerekmez. Apostil işlemi için, noter tasdikinin yapıldığı bölgedeki Dışişleri Ofisi’ne gidilerek belge elektronik sıra sistemi üzerinden teslim edilir.

Çin Halk Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı’nda standart işlem süresi genellikle 5 iş günüdür. Ekspres işlem talep edilmesi halinde bu süre 3 iş gününe kadar düşebilmektedir (teslim süresi hariçtir).

Başvuru sırasında kimlik doğrulaması yapılır. Başvuru bir kurum adına yapılıyorsa, işlemi gerçekleştiren kişinin asıl vekâletnameyi ve belge sahibine ait geçerli pasaport kopyasını yanında bulundurması gerekir.

Çin’in elektronik apostil sistemi

18 Haziran 2025 itibarıyla Çin, elektronik apostil (e-Apostil) sistemine yönelik bir pilot uygulama başlatmıştır. Dijital ortamda apostil edilebilen ilk belge, Çin Uluslararası Ticaretin Teşviki Konseyi (CCPIT) tarafından düzenlenen elektronik “Menşe Şahadetnamesi” olmuştur. Bu belgeye sahip kişiler, ilgili dokümanlarını Çin Halk Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı’nın Tasdik Hizmetleri birimine sunmaktadır.

İlerleyen süreçte uygulamanın, diğer Çin resmî belge türlerini de kapsayacak şekilde kademeli olarak genişletilmesi planlanmaktadır. Mevcut durumda sistem yalnızca yerel kimlik kartına sahip Çin vatandaşları tarafından kullanılabilmektedir.

Çin eğitim belgelerinin yurt dışında kullanımı için tasdiki

Çin’de düzenlenen eğitim belgeleri; üniversite başvuruları, iş başvuruları, göçmenlik işlemleri, mesleki lisanslandırma süreçleri, akademik denklik değerlendirmeleri ve yeterlilik tanıma işlemleri gibi amaçlarla yurt dışında talep edilebilmektedir. Bu kapsamda diploma ve derece belgeleri, mezuniyet belgeleri, transkriptler, okul karneleri, öğrenim belgeleri ve kayıt belgeleri yer almaktadır.

Çin’de apostil işlemi genellikle diploma veya transkript gibi orijinal eğitim belgeleri üzerine doğrudan uygulanmaz. Çoğu durumda eğitim belgesi önce ilgili eğitim sistemi veya belgeyi düzenleyen kurum tarafından doğrulanır, ardından noter tasdik belgesi hazırlanır. Apostil şerhi ise bu noter tasdik belgesi üzerine eklenir.

Noter tasdik belgesi genellikle Çin’de apostil süreci için gerekli tercümeyi de içerir. Ancak bu tercüme her zaman belgenin sunulacağı yabancı makam tarafından kabul edilmeyebilir. Bazı üniversiteler, işverenler, göç idareleri veya meslek kuruluşları ek olarak yeminli, onaylı veya yerel standartlara uygun tercüme talep edebilmektedir.

Çin eğitim belgelerine ilişkin gereklilikler, belgenin sunulacağı ülkeye ve kuruma göre değişiklik göstermektedir. Çin’den alınan diploma ve eğitim belgelerinin doğrulama, noter tasdiki, apostil, konsolosluk tasdiki, tercüme ve tanıma süreçlerine ilişkin detaylı bilgi için ilgili rehberimize başvurabilirsiniz.

Çin Adli Sicil Belgesinin yurt dışında kullanımı için tasdiki

Çin’de düzenlenen adli sicil belgesi (sabıka kaydı bulunmadığına dair belge), göçmenlik işlemlerinden çalışma izinlerine, oturum başvurularından vatandaşlık süreçlerine, eğitim ve mesleki lisanslandırma işlemlerinden yurt dışında evlilik başvurularına kadar birçok resmi işlemde talep edilebilmektedir.

Belgenin yurt dışında geçerli şekilde kullanılabilmesi, varış ülkesinin şartlarına bağlı olarak farklı tasdik süreçlerini gündeme getirmektedir. Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf ülkeler bakımından apostil yeterli olurken, sözleşmeye taraf olmayan ülkelerde konsolosluk tasdiki uygulanmaktadır.

Genel işlem yaklaşımı:

• Noter tasdiki: Çin’de düzenlenen adli sicil belgeleri genellikle önce noter tasdikine tabi tutulur ve bu aşamada belgeye tercüme de dahil edilir. Ardından, ilgili ülkenin gerekliliklerine göre apostil veya konsolosluk tasdiki sürecine geçilir.
• Apostil: Apostil uygulaması, Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkeler için Çin Dışişleri Bakanlığı veya yetkili yerel Dışişleri Ofisleri aracılığıyla gerçekleştirilir.
• Konsolosluk tasdiki: Sözleşmeye taraf olmayan ülkelerde ise belge, önce yetkili Çin makamlarınca onaylanır, ardından ilgili ülkenin Çin’deki konsolosluğu tarafından tasdik edilir.

İşlem süresi; başvuru yapılan şehir, belgenin geçmiş kayıt durumu, tercüme ve noter işlemlerinin tamamlığı ile varış ülkesinin gerekliliklerine bağlı olarak genellikle 10–14 gün arasında değişmekte, bazı durumlarda daha uzun sürebilmektedir.

Önemli not: Bazı ülkelerde, belgenin sunulacağı makamlar ek olarak yeminli, onaylı veya yerel standartlara uygun bir tercüme talep edebilmektedir. Adli sicil belgeleri ise genellikle belirli bir süreyle sınırlı geçerliliğe sahip olduğundan, sürecin önceden planlanması önem arz etmektedir.

Çin’de apostil başvurusu bireysel yapıldığında karşılaşılabilecek sorunlar

İlk bakışta apostil süreci oldukça basit görünse de, uygulamada belge hazırlığı, noter işlemleri, tercüme ve başvuru aşamalarında çeşitli hatalar nedeniyle süreç başlamadan veya ilerlemeden aksayabilmektedir.

• 1

  Yanlış noter tasdiki türü

  Belgenin yurt dışında kullanılacağı bilgisinin noterlik sürecinde doğru şekilde belirtilmemesi, hatalı türde tasdik düzenlenmesine yol açabilir. Bu durumda belge hem apostil aşamasında hem de yurt dışındaki makamlar nezdinde sorun oluşturabilir.

• 2

  Tasdike uygun olmayan belge

  Her belge noter tasdikine veya ticari tasdik sürecine konu edilemez. Belgenin resmî formatta olmaması, eksik imza veya mühür içermesi ya da Çince düzenlenmemiş olması halinde işlem ilerlemeyebilir.

• 3

  Tercümenin kabul edilmemesi

  Çin’de noter tasdik paketine dahil edilen tercüme, bazı ülkelerde ek olarak yeminli veya yerel standartlara uygun tercüme gerekliliğini ortadan kaldırmayabilir.
• 4

  Yanlış bölgesel başvuru

  Apostil işlemi, noter tasdikinin yapıldığı bölgeye bağlı olarak yürütülür. Yanlış ofise başvuru yapılması gecikmelere veya işlemin yeniden yönlendirilmesine neden olabilir.
• 5

  Geçerlilik süresinin aşılması

  Bazı belgeler, özellikle adli sicil kayıtları ve benzeri resmî belgeler, sınırlı süreyle geçerli kabul edilmektedir. Sürecin gecikmesi durumunda belge kullanılmadan önce geçerliliğini yitirebilir.

• 6

  Varış ülkesinin ek şartları

  Apostil doğru şekilde alınmış olsa bile, belgenin sunulacağı ülke ayrıca dil, format, tarih veya ek tasdik/tercüme şartları talep edebilmektedir.

Vatandaşlığını değiştirmiş eski Çin vatandaşları

Çin vatandaşlığından çıkıp başka bir ülke vatandaşlığına geçen kişiler için süreç, daha önce hiç Çin vatandaşlığı bulunmamış yabancı başvuru sahiplerine kıyasla daha sınırlayıcı olabilmektedir. Kişinin Çin’de hâlen aktif veya resmî olarak kapatılmamış bir hukou (ev kayıt sistemi) kaydı bulunması halinde, makamlar eski Çin kimliğine ilişkin belgeleri (Çin kimlik kartı ve hukou defteri gibi) talep edebilmektedir.

Bu belgelerin artık temin edilememesi veya yenilenememesi durumunda, çoğu zaman izlenebilecek tek pratik yol önce Hukou Kayıt İptal Belgesi’nin (户籍注销证明) alınmasıdır. Bu belge düzenlenmeden, yeni Çin belgelerinin temini ve bunlara ilişkin noter tasdiki ile apostil işlemlerine başlanması genellikle mümkün olmamaktadır.

Hukou Kayıt İptal Belgesi (户籍注销证明), normalde ya Çin konsoloslukları aracılığıyla yurt dışından ya da kişinin daha önce hukou kaydının bulunduğu bölgedeki polis karakoluna şahsen başvuru yapılarak temin edilebilmektedir.

Eyalet bazında Dışişleri Ofisleri

Aşağıda, Çin ana karasında apostil işlemleri kapsamında yetkili yerel Dışişleri Ofislerine ilişkin özet bir liste yer almaktadır. Apostil sürecinde yetkili makam, genellikle belgenin veya noter tasdik belgesinin düzenlendiği bölgeye göre belirlenmektedir.

Çin belgelerinin yurt dışında kullanımı için konsolosluk tasdiki

Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan ülkeler (örneğin Birleşik Arap Emirlikleri) için apostil yerine konsolosluk tasdiki (büyükelçilik onayı) uygulanmaktadır. Apostil kabul eden ve uygulayan ülkelerin tam listesi için buraya tıklayabilirsiniz.

Konsolosluk tasdiki, bir belgenin yabancı bir ülkede hukuki geçerlilik kazanabilmesi için, belgenin kullanılacağı ülkenin diplomatik veya konsolosluk temsilciliği tarafından gerçekleştirilen doğrulama işlemidir. Bu işlem, belgenin ilgili ülke hukuk sistemi tarafından resmî olarak tanınmasını sağlar.

Konsolosluk tasdiki, apostil sürecine kıyasla daha karmaşık, daha uzun süren ve daha yüksek maliyetli bir işlemdir. Bir belgenin bu kapsamda kullanılabilmesi için belirli aşamaların tamamlanması gerekmektedir:

• Öncelikle, kullanılacağı ülkenin diline yetkili bir tercüman tarafından çevrilmesi;
• Bu çevirinin Çin’de noter tarafından tasdik edilmesi gerekir;
• Ardından belge, Çin Dışişleri Bakanlığı’na bağlı ilgili ofis tarafından onaylanır;
• Son aşamada Çin’de bulunan ilgili ülke konsolosluğu tarafından konsolosluk tasdiki yapılır.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından belgenin yurt dışında kullanımı için gerekli tasdik süreci tamamlanmış olur.

Konsolosluk tasdiki yalnızca ilgili ülkenin konsolosluk mührünü taşıyan belgeler için geçerli olup, bu belge başka ülkelerde otomatik olarak hukuki geçerlilik taşımaz.

Genel olarak konsolosluk tasdikinin kendisi için belirli bir geçerlilik süresi bulunmamakla birlikte, belgenin türüne bağlı olarak ayrıca geçerlilik süresi sınırlamaları uygulanabilmektedir.

Apostil ile konsolosluk tasdiki arasındaki temel farklar

Apostil ve konsolosluk tasdiki arasındaki ortak nokta, her iki işlemin de resmî bir belgenin başka bir ülkede sunulabilmesi için doğrulanmasını sağlamasıdır. Bununla birlikte, uygulama kapsamı ve işlem süreçleri bakımından önemli farklılıklar bulunmaktadır.

Çin’den belge temini

Önemli belgelerin kaybolması, hasar görmesi veya güncel nüshalarına ihtiyaç duyulması halinde, söz konusu belgelerin yeniden düzenlenmesi gerekebilmektedir. Yurt dışında bulunan kişiler açısından Çin’den belge temini süreci çoğu zaman karmaşık ve zaman alıcı olabilmektedir. Bu noktada danışmanlarımız, gerekli belgelerin Çin’den uzaktan temin edilmesi sürecini yürütmekte ve düzenlenen evrakların uluslararası kurye ile dünyanın her yerine ulaştırılmasını organize etmektedir.

Çin’den gelen belgelerin tercümesi ve tasdiki

Çin’de bağımsız bir “yeminli tercüme” sistemi bulunmamaktadır. Tercüme, yalnızca noter tasdik belgesinin (公证书) bir parçası olarak düzenlendiğinde hukuki sonuç doğurur. Noter tasdikine dahil edilmeyen tercümeler ise, Çin’de yapılmış olsa dahi yurt dışında genellikle resmî kabul görmez. Bu nedenle, belgenin sunulacağı ülke ayrıca tercüme talep ediyorsa, çoğu durumda tercümenin doğrudan hedef ülkede, yerel kurallara uygun şekilde yapılması daha sorunsuz bir yöntem olarak öne çıkmaktadır.

Tercümenin apostil edilmesi gerekir mi?

Farklı ülkelerde düzenlenen belgelerin uluslararası kullanım için tasdik edilmesi gerekir. Çin’de ise tercüme, ayrı bir belge olarak değil noter tasdik belgesinin içinde yer aldığı için apostil de doğrudan bu noter tasdik seti üzerine uygulanır. Buna rağmen bazı yabancı makamlar, Çin’de hazırlanmış tercümeleri ayrıca yeterli görmeyebilir ve ek olarak hedef ülkede yeniden tercüme talep edebilir. Bu nedenle uygulamada, tercümenin çoğu zaman belgenin kullanılacağı ülkede yapılması daha öngörülebilir bir çözüm sunar.