Apostil veya "Lahey Apostili", resmi bir belgenin (örneğin doğum, evlenme veya ölüm belgesi, mahkeme kararı, ticaret sicili özeti veya noter onayı) menşeini doğrulayan bir sertifikadır. İmzayı atan yetkilinin yetkisini ve resmi belge üzerindeki imzanın gerçekliğini onaylar.Türkiye'de belgelerin tasdik edilmesi, belgenin gerçekliğinin yetkili bir memur tarafından doğrulanmasını içerir. Bu işlemin ardından belgeye özel bir damga, yani Apostil vurulur. Kural olarak Apostil, belgenin arka yüzüne veya ayrı bir kağıda basılır ve ardından belge ile birleştirilir.
Türkiye'deki Apostil, üzerinde zorunlu "Apostille" başlığı ve Fransızca olarak 1961 Lahey Sözleşmesi'ne atıf (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) bulunan, Türkçe hazırlanmış kare şeklinde bir damgadır. Apostil damgasının kenarları en az 9 santimetre uzunluğunda olmalıdır.
Lahey Sözleşmesi'ne taraf olmayan ülkeler için konsolosluk tasdiki gereklidir.Türkiye'deki yetkili apostil makamları
- İdari belgeler için — nüfus kayıtları, noter onayları ve vekaletnameler dahil olmak üzere — il düzeyinde Valilikler veya ilçe düzeyinde Kaymakamlıklar sorumludur;
- Mahkeme kararları gibi adli belgeler için, ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları sorumludur;
- Merkezi düzeydeki bazı adli belgeler için Adalet Bakanlığı sorumludur.
Belge türleri
| Apostil yapılabilenler | Apostil yapılamayanlar |
|---|---|
|
|
Kişiler arasındaki sözleşmeler, ticari anlaşmalar veya özel şirketler tarafından hazırlanan mali tablolar gibi özel belgeler doğrudan apostil edilemez, çünkü Lahey Sözleşmesi yalnızca resmi belgeler için geçerlidir.
Ancak bunun standart bir çözümü vardır: Belge öncelikle bir Türk noteri tarafından onaylatılabilir. Bu işlem, belgeyi noterin resmi imzasını ve mührünü taşıyan bir noter senedine (resmi bir belgeye) dönüştürür ve ardından belge standart süreç üzerinden apostil için sunulabilir.
Bu iki aşamalı yaklaşım (noter onayı ve ardından apostil), özel belgelerin Türkiye'de uluslararası kullanım amacıyla tasdik edilmesi için kabul gören bir yöntemdir.
Aşağıdaki durumlarda belgeler her türlü tasdik işleminden muaftır:
- 08.09.1976 tarihli Nüfus Kayıtlarından Çok Dilli Örnekler Verilmesine İlişkin Sözleşme uyarınca düzenlenen uluslararası nüfus kayıt belgeleri; yani doğum belgeleri, evlenme belgeleri ve ölüm belgeleri
- 05.09.1980 tarihli Evlenme Ehliyet Belgesi Verilmesine İlişkin Sözleşme uyarınca düzenlenen uluslararası evlenme ehliyet belgeleri
- Türk diplomatik veya konsolosluk temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgeler.
Türkiye'de apostil için özel hususlar ve belge gereksinimleri
Apostil sadece orijinal bir belge üzerine düzenlenebilir. Belgenin dış görünümü iyi durumda olmalı, tüm damgalar ve imzalar net ve okunaklı olmalıdır. Ayrıca, üzerinde yabancı bir işaret veya yazı bulunmamalıdır.Apostil prosedürü, menşe ülkeye ve alıcı ülkeye bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Ancak kural olarak, Türkiye'de bir Apostil almak için aşağıdaki adımları izlemeniz gerekir:
- Apostil yapılacak orijinal belgenin temin edilmesi;
- Belge üzerindeki imzanın yetkili makam tarafından doğrulanması;
- Apostil'in yetkili makam tarafından düzenlenmesi;
- Belgenin Apostil ile birlikte alıcı ülkedeki ilgili makama sunulması.
e-Apostil
Türkiye ayrıca belirli belgeler için elektronik Apostil düzenlemektedir. PTT, bu işlemi gerçekleştiren aracı kurumdur. Şu an için elektronik Apostil Türkiye'de yalnızca adli sicil kayıtları ve mahkeme kararları için verilmektedir. Adalet Bakanlığı ve İçişleri Bakanlığı tarafından e-Apostil işlemi yapılan belgeler PTT üzerinden elektronik ortamda iletilmektedir. Bu belgelere başvuru sahibi tarafından dünyanın her yerinden erişilebilir. Belgenin kullanılacağı ülkede Apostil'in hangi formatta kabul edildiğine dikkat edilmelidir. e-Apostil'in geçerliliğiyle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, söz konusu yabancı ülkenin ilgili makamlarından bilgi almanızı tavsiye ederiz.Reddedilme veya gecikme nedenleri
Türkiye'de apostil başvurularında en sık karşılaşılan reddedilme veya gecikme nedenleri şunlardır:
- Orijinal veya onaylı resmi suret yerine fotokopi veya resmi olmayan bir kopya sunulması. Mahkeme, yetkili bir orijinal dışında hiçbir belgeye apostil yapmaz.
- Yanlış mahkemeye başvurulması. Mahkeme, belgeyi düzenleyen makamla aynı yargı çevresinde olmalıdır.
- Özel bir belgenin önceden noter onayı alınmadan sunulması. Noter imzası ve mührü olmadan belge, Sözleşme kapsamında resmi bir belge niteliği taşımaz.
- Belgedeki hataların apostil işleminden önce düzeltilmemesi. İsim yanlışlıkları veya hatalı tarihler gibi herhangi bir yanlışlık, apostil alınmadan önce nüfus müdürlüğü aracılığıyla düzeltilmelidir. Sonradan yapılacak düzeltmeler, tüm sürecin baştan tekrarlanmasını gerektirir.
İşlem süresi
Türkiye'de apostil işlem süreleri standart değildir; her mahkeme kendi iş yükünü bağımsız olarak yönetir ve bekleme süreleri, mahkemenin bulunduğu yere ve başvuru sırasındaki iş yoğunluğuna bağlı olarak önemli ölçüde değişiklik gösterir.
Nüfusun daha az olduğu ilçelerdeki küçük mahkemelerde, standart bir apostil başvurusu birkaç saat içinde sonuçlanabilir. Büyük şehirlerdeki yoğun mahkemelerde ise aynı işlem genellikle üç ila yedi iş günü sürer. Özellikle yoğun dönemlerde işlem süresi iki haftaya veya daha uzun sürelere uzayabilir.
Türk mahkemelerinde resmi bir hızlandırılmış veya öncelikli işlem hizmeti bulunmamaktadır. Göçmenlik randevusu veya ticari bir işlemin kapanışı gibi kesin bir son tarihiniz varsa, apostil başvurunuzu son ana bırakmak yerine çok daha önceden yapmanız şiddetle tavsiye edilir.
Türkiye ayrıca, Lahey Konferansı'nın e-APP programının bir parçası olarak kademeli olarak elektronik apostil (e-apostil) uygulamasına geçmektedir. Kullanılabilir olduğu durumlarda bu format, işlem sürelerini önemli ölçüde azaltabilir. Ancak şu anda tüm yabancı makamlar ve kurumlar Türk e-apostillerini kabul etmemektedir; bu formatı kullanmadan önce her zaman alıcı kurumdan elektronik formatın kabul edilip edilmediğini teyit edin.
Resmi belgelerin gerçekliğinin tanınması
Çok dilli belgeler (CIEC Sözleşmesi kapsamında)
Uluslararası Kişi Halleri Komisyonu'nun (CIEC) Kişi Halleri ve Nüfus Kayıtlarına İlişkin Sözleşmesi (CIEC Sözleşmesi) modeline göre akit devletlerden biri tarafından düzenlenen nüfus kayıt belgeleri ve evlenme ehliyet belgeleri Türkiye'de her türlü şekil şartından muaftır.
08.09.1976 tarihli Viyana CIEC Sözleşmesi'nin (nüfus kütüklerinden çok dilli kayıt örnekleri verilmesi: doğum, evlenme ve ölüm belgeleri) akit devletleri şunlardır:
- Avusturya, Almanya , Belçika Bosna-Hersek, Bulgaristan, Estonya, Fransa, İtalya, Yeşil Burun Adaları,, Hırvatistan, Litvanya, Lüksemburg, Makedonya, Moldova, Karadağ, Hollanda, Polonya, Portekiz, Romanya, İsviçre, Sırbistan, Slovenya, İspanya, Türkiye.
05.09.1980 tarihli Münih CIEC Sözleşmesi'nin (çok dilli evlenme ehliyet belgelerinin düzenlenmesi) akit devletleri şunlardır:
- Avusturya, Almanya, Yunanistan, İtalya, Lüksemburg, Moldova, Hollanda, Portekiz, İsviçre, İspanya, Türkiye.
Lüksemburg, İspanya, İsviçre ve Türkiye'nin yalnızca adli belgeler ve belirli kişi halleri belgeleri için geçerli olan özel tasdik muafiyetleri bulunmaktadır. Bu muafiyetler, Türkiye'nin de akit devlet olduğu CIEC (Uluslararası Kişi Halleri Komisyonu) çerçevesindeki Belirli Belgelerin Tasdikten Muaf Tutulmasına Dair Sözleşme gibi özel ikili veya çok taraflı anlaşmalara dayanmaktadır. Bu anlaşmaların geçerlilik alanlarının farklılık göstermesi, Türk doğum belgelerinin tasdik gerektirmezken Türk yükseköğrenim diplomalarının apostil tasdiki gerektirmesi gibi farklı belge türleri için aranan tasdik şartlarındaki farklılığı açıklamaktadır.
Yurtdışında kullanılmak üzere Türk eğitim belgelerinin tasdiki
Türkiye'de verilen okul transkriptleri, üniversite diplomaları, akademik not dökümleri, kayıt belgeleri ve diğer okul veya üniversite belgelerinin yurtdışında tanınması ve geçerli olması için bir tasdik sürecinden geçmeleri gerekir. Bu işlem tasdik (onay) yoluyla yapılır.
Türkiye'de diploma ve benzeri eğitim belgelerinin tasdiki için başvuru sahiplerinin genellikle Dışişleri Bakanlığı aracılığıyla işlem yapması gerekmektedir.
Gidilecek ülke Lahey Sözleşmesi'ne taraf olsa bile, eğitim belgelerinin tasdikinin yine de gerekli olduğu durumlar olabilir. Bu tür durumlarda ek tasdiklere ihtiyaç duyulur. Başvuru yapmadan önce, gidilecek ülkedeki ilgili makamdan bilgi alınması veya profesyonel destek aranması tavsiye edilir.
Bu yöntem, eğitim belgelerinin hukuki geçerlilik kazanarak farklı ülkelerde tanınmasını ve resmi olarak kullanılabilmesini sağlar. Bu prosedürler genel niteliktedir; ancak özel gereksinimler değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, izlenecek kesin adımların yetkili makamlardan teyit edilmesi önerilir.
Diploma veya ÖSYM Belgesi için Apostil
Bu işlem için orijinal belge gereklidir. Orijinal belgenin çevirisi yeminli bir tercüman tarafından yapılır. Daha sonra onaylı çevirinin yapıldığı yerdeki noter tarafından tasdik edilir. Ardından yetkili makamdan Apostil alınır. Bu amaçla yetkili makamlar illerde Valilikler, ilçelerde ise Kaymakamlıklardır.Türk Adli Sicil Belgelerinin Yurtdışında Kullanımı İçin Tasdik Edilmesi
Türk Adli Sicil Belgelerinin yurtdışında geçerli olabilmesi için apostil veya konsolosluk tasdiki ile onaylanması gerekir. Standart basılı belgelerin Valilikler veya Kaymakamlıklar tarafından (ya da e-Apostil sistemi üzerinden) tasdik edilmesi şarttır. Yurtdışındaki Türk konsolosluklarından alınan adli sicil belgelerine apostil yapılamadığını ve bu belgelerin kurumlarda genellikle reddedildiğini unutmayın; bu nedenle Türkiye'den alınmış fiziki bir belgeye ihtiyaç duyulur. Belgeyi sunacağınız ülke Lahey Sözleşmesi'ne taraf değilse, Dışişleri Bakanlığı üzerinden yürütülen çok aşamalı konsolosluk tasdik süreci zorunludur. Herhangi bir işlem yapmadan önce, belgenin sunulacağı kurumun özel şartlarını mutlaka teyit edin.
Yurtdışında kullanılacak Türk belgelerinin konsolosluk tasdiki
Konsolosluk tasdiki, resmi bir belgenin yabancı bir ülkenin hukuk sistemi tarafından tam hukuki etkiye sahip olarak tanınması amacıyla, belgenin kullanılacağı ülkenin diplomatik veya konsolosluk temsilciliği tarafından gerçekleştirilen doğrulama veya onaylama işlemidir.
Bu prosedür, gidilecek ülkenin apostil onayını tanımadığı veya kabul etmediği durumlarda gereklidir. Orijinal belgenin gerekli kopyalar veya destekleyici belgelerle birlikte ilgili konsolosluğa sunulması gerekir. Konsolosluk yetkilileri belgeyi inceler, gerçekliğini doğrular ve geçerliliğini onaylamak için mühür veya damgalarını basarlar.
Konsolosluk tasdik süreci, belgenin gidilecek ülkenin diline tercüme edilmesi veya konsolosluğun talep ettiği ek destekleyici belgelerin sağlanması gibi ekstra adımlar gerektirebilir.
Tasdik prosedürü hakkında karar vermek diplomatik misyonun inisiyatifindedir. Konsolosluk tasdiki için özel gereksinimler ve prosedürler, gidilecek ülkenin mevzuatına bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
Belgelerin apostil ve konsolosluk tasdiki arasındaki temel farklar
Apostil ve konsolosluk tasdikinin ortak özelliği, resmi bir belgenin başka bir ülkedeki kurumlara ibraz edilmek üzere doğruluğunu onaylamalarıdır. Ancak aralarında birçok fark vardır.
| Apostil | Konsolosluk tasdiki | |
|---|---|---|
| Hukuki etki | Belgelerin Tasdik İşleminin Basitleştirilmesine Dair Lahey Sözleşmesi'ne taraf olan tüm ülkelerde kullanılabilir. | Biri veya her ikisi Lahey Sözleşmesi'ne üye olmayan devletler arasında ya da akit devletlerden birinin diğerinin katılımına itiraz ettiği durumlarda kullanılır. |
| Zorluk derecesi | Orta. Apostil almak için belgenin menşe ülkesindeki yetkili apostil makamına başvurulur. | Yüksek. Konsolosluk tasdiki için yurtiçindeki çeşitli makamların ve gidilecek ülkenin diplomatik temsilciliğinin sürece dahil olması gerekir. |
| Ön tasdik | Genellikle gerekmez. | Zorunludur. |
| Belgenin menşe ülkesindeki hedef ülke büyükelçiliğinde onaylanması | Gidilecek ülkenin konsolosluğuna başvurmaya gerek yoktur. | Tasdik işleminin son adımıdır. |
Türkiye'nin tüm şehirlerinde apostil ve konsolosluk tasdiki
Schmidt & Schmidt, Türkiye'nin tüm bölgelerinden alınan resmi belgeler için apostil ve konsolosluk tasdik hizmetleri sunmaktadır. Belge incelemesinden gerekli onayların alınmasına kadar tüm süreci yöneterek belgelerinizin geçerli olmasını ve uluslararası alanda tanınmasını sağlıyoruz. Güvenilir hizmetlerimiz sayesinde Türkiye'deki resmi belgelerinizi yurtdışında güvenle kullanabilirsiniz.
Türkiye'den belge temini
Önemli belgelerin kaybolması, hasar görmesi veya belgelerin güncel kopyalarına ihtiyaç duyulması halinde, belgelerin yeniden çıkarılması gereklidir. Türkiye dışındaki kişilerin yurtdışındayken yeni belge temininde zorluklarla karşılaşması alışılmadık bir durum değildir. Uzman kadromuz, Türkiye'ye gelmenize gerek kalmadan yeni belgelerinizi uzaktan temin edebilir ve uluslararası kurye ile dünyanın her yerine ulaştırılmasını sağlayabilir.
Türkiye'deki belgelerin yeminli tercümesi
Nüfus kayıt belgelerinin suretleri ve örnekleri, Türkiye'de yeminli bir tercüman tarafından herhangi bir dile çevrilebilir veya çeviri gidilecek ülkede yapılabilir. İleri düzey tasdikli nüfus kayıt belgelerinin yeminli tercümesini sunuyoruz. İşlemin maliyeti söz konusu belgenin hacmine göre hesaplanır.
Çevirinin tasdik edilmesi gerekiyor mu?
Bir ülkede düzenlenen ve başka bir ülkede kullanılan herhangi bir yabancı belgenin yurtdışında kullanılması için tasdik edilmesi gerekir. Bu nedenle, Türkiye'den alınan yeminli bir tercümenin gerçekliğinin de bir apostil ile onaylanması gerekmektedir. Sonuç olarak, çeviri yurtdışında kullanılmak üzere Türkiye'de usulüne uygun olarak tasdik edilmemişse, birçok makam Türkiye'den gelen onaylı çevirileri kabul etmeyebilir. Bu karışıklığı önlemek için çevirilerin belgenin gideceği ülkede yapılması daha sağlıklı olacaktır.
Unutulmamalıdır ki, apostil onayı ile yeminli tercüme birbirinden tamamen farklı iki ayrı süreçtir. Apostil, orijinal Türkçe belgenin gerçekliğini onaylar; yeminli tercüme ise belgenin içeriğini Türkçe bilmeyen yabancı bir makam için anlaşılır hale getirir. Genellikle her ikisi de gereklidir, ancak doğru sırayla tamamlanmaları şarttır.
Doğru sıralama şu şekildedir: (1) Orijinal belge alınır; (2) Orijinal belgeye apostil yaptırılır; (3) Apostilli belge yetkin bir yeminli tercümana çevirtilir; (4) Alıcı kurum tarafından talep ediliyorsa çeviriye noter onayı yaptırılır. Apostil her zaman orijinal belgeye vurulur — hiçbir zaman çevirinin üzerine yapılmaz.
Dikkat çekilmesi gereken ek bir nokta daha vardır: Yabancı makamlar genellikle tercüman nitelikleriyle ilgili kendi gereksinimlerine sahiptir. Türkiye'de yeminli tercüman olarak kabul edilen bir kişi, gidilecek ülkede bu statüye sahip olmayabilir. Herhangi bir çeviri işlemi yaptırmadan önce, alıcı kurumun çeviri ve onay şartlarının teyit edilmesi tavsiye edilir.
